det er rigtigt, at korrekt anerkendelse af forretnings-e-mails forbedrer din succesrate ved at drive forretning i det 21.århundrede. Utallige e-mails i erhvervslivet sendes for at modtage information, stille et krav, indgive en klage eller udføre en plan. For at anerkende disse sorter af e-mails professionelt skal du anerkende dem baseret på afsenderens krav.
der er særlige måder at anerkende de e-mails, du modtager professionelt. Bemærk Disse ti tip til at anerkende modtagelse af en e-mail som virksomhedsejer eller person.
1 – værdsætter afsenderen
påskønnelse er en associeret af anerkendelse. Som modtager kan du vinde din afsender ved blot at sende et ‘tak’ svar for at anerkende modtagelse af e-mailen. For eksempel sendte din kunde en klage-e-mail. Det første skridt til at vinde en sådan kunde er ikke en reaktion, men påskønnelse. Du kan sende en e – mail som denne:
eksempel i-anerkender en e-mail professionelt
‘tak, vi har modtaget din e-mail.’
E-mails, der sætter pris på en afsender, vil helt sikkert skabe et indtryk af, at modtageren ikke er en snob.
2 – Vær ligetil
vær direkte, når du vil anerkende en e-mail professionelt. Gør dine udsagn klare og vær specifikke. Bekræft modtagelse af e-mailen som en person eller en repræsentant for en virksomhed.
3 – Arbejde på fokuspunktet
omdrejningspunktet for den e-mail, du modtog, skal arbejdes tilstrækkeligt med for at vise, at du faktisk anerkender modtagelse af e-mailen. Du kan genskabe fokuspunkterne, så de passer til de yderligere oplysninger, du vil vedhæfte som et svar til din afsender.
4 – Send en tidsbundet besked
en virksomhed kan afsløre deres niveau af effektivitet og effektivitet gennem sit svar på kundernes e-mails.
i tilfælde, hvor en kunde sender en klage-e-mail, kan du anerkende e-mailen ved at sende en frist for, hvornår de rejste problemer vil blive løst. Du finder et eksempel senere i dette indlæg.
Hvis du modtager en e-mail, som du ikke straks kan deltage i, skal du anerkende e-mailen og fortælle afsenderen, hvornår problemet vil blive løst.
5 – høflig præsentation
ordsproget ‘der er to sider af en mønt’ bekræfter det faktum, at forholdene i ting kan være enten positive eller negative.
dit svar på en e-mail skal være baseret på de oplysninger, e-mailen præsenterer. Oplysningerne kan enten være positive eller negative. At anerkende at modtage en e-mail bør ikke afspejle følelser af vrede og frustration. Præsenter din bekræftelse af e-mailen høfligt for at vise, at du betragter din afsenders synspunkter.
6 – Giv de nødvendige forslag
der er tidspunkter, hvor en modtager anerkender en e-mail, fordi problemerne ikke er sådanne, der kan løses via en e-mail. I tilfælde af denne art skal du give de nødvendige forslag til, hvordan du løser de problemer, som afsenderen rejser. Afsenderen kan være forpligtet til at komme til virksomheden eller møde nogen. Sådanne forslag skal klart fremgå.
eksempel II-bekræftelse af en e-mail professionelt
Kære John,
Vi beklager, at du har haft problemer med pengeoverførslen, vi sender til din bankkonto. Du skal muligvis besøge din bank for at løse dette problem. Bed din kontoansvarlig om at skrive til os via vores kundesupport-e-mail, og han eller hun skal citere dit tilknyttede id for at gøre det muligt for os at bekræfte din identitet.
Hvis dette ikke løser dette problem, så lad os det vide, så vi kan tage yderligere skridt. Tak.
hilsen,
7 – Besvar spørgsmålene
Der er e-mails, der er fyldt med spørgsmål. Du kan anerkende modtagelse af sådanne e-mails ved at give svar på disse spørgsmål uden at undtage nogen. Hvis du ikke hurtigt kan besvare disse spørgsmål, skal du bare give en frist for, at svarene sendes.
Nogle gange er der spørgsmål, der kræver presserende svar. For spørgsmål af denne art skal svar gives straks.
8 – Involver afsenderen
Der er nogle e-mails, der kræver, at du involverer afsenderen. Dette skyldes, at afsenderen har bidraget til dig på en positiv måde, og du ønsker at anerkende modtagelsen af deres positive bidrag. At involvere dem ved at give dem mulighed for at stille spørgsmål i efterfølgende e-mails eller fremsætte nogle anmodninger er en måde at involvere afsenderen på.
Du kan også involvere afsenderen ved at informere dem om, at de kan sende deres kommentarer til de aktiviteter, de har bidraget til via den e-mail, du modtog.
eksempel III-anerkendelse af en e-mail professionelt
hej James,
tak for et hurtigt svar. Jeg er glad for, at du fandt internet-appen meget nyttig. Du vil helt sikkert opdage mere funktionalitet i løbet af de næste par dage.
du er velkommen til at kontakte mig for en funktion anmodning, forslag eller klage til enhver tid. Jeg vil være meget glad for at hjælpe på nogen måde.
venlig hilsen,
9 – Fremhæv det unikke ved din afsender
Du kan modtage en e-mail, der viser afsenderens evner, for eksempel en e-mail, der beskæftiger sig med jobansøgning med afsenderens CV knyttet til den. Din bekræftelse af en sådan e-mail skal angive afsenderens professionelle resultater for at påpege, at afsenderens CV blev kontrolleret, og virksomheden respekterer afsenderens resultater.
eksempel III-anerkendelse af en e-mail professionelt
kære Ruth,
Vi er glade for, at du er interesseret i at arbejde med vores virksomhed. Vi er glade for, at du har afsluttet din MBA i en så ung alder.
dit CV er sendt til vores personaleafdeling. Du kan kontakte os, hvis du ikke modtager en besked fra dem inden for de næste fem arbejdsdage.
Vi ønsker dig det bedste i din ansøgning.
hilsen,
10 – detaljerede oplysninger
detaljerede oplysninger skal gives i bekræftelsesoplysninger for at undgå forvirring. Du skal anerkende afsenderens e-mail ved at give nogle detaljerede oplysninger, såsom datoer for, at de nødvendige procedurer vil blive udført.
for eksempel skal en anerkendelse for en jobsamtale give detaljerede oplysninger om datoen for samtalen, tidspunktet og Mødestedet.
når en virksomhed har sendt e-mails til deres kunder, der anmoder om deres kunders tilfredshed med deres varer og tjenester, kan en kunde sende en bekræftelses-e-mail for at værdsætte virksomhedens tjenester. Kunden skal give tilstrækkelige oplysninger, såsom specifikke produkter, der gør virksomhedens tjenester fortjener påskønnelses-e-mailen.
konklusion
afslutningsvis skal du huske på, at vigtigheden af professionelt at anerkende e-mails ikke kan understreges for meget. At gøre dette hele tiden hjælper dig med at skille dig ud fra konkurrenternes pakke og holde dine kunder tilbage.