et projektledelseskontor (PMO) er en gruppe — intern eller ekstern for en virksomhed — der sætter, vedligeholder og sikrer standarder for projektledelse på tværs af denne organisation. De holder fast i bedste praksis, projektstatus og retning — alt sammen på et sted.
“i slutningen af dagen er PMO’ er på plads for at hjælpe organisationer med at levere værdi til deres interessenter til projekter og programmer,” siger Brian Veiss, vicepræsident, practitioner career development of the Project Management Institute.
ifølge PM Solutions research havde 85 procent af virksomhederne en PMO i 2016, en stigning på fem procent fra 2014. De fandt også, at 30 procent af virksomhederne uden en PMO planlægger at implementere en.PMO ‘ s rolle kan ændre sig, når kunstig intelligens og digital transformation tager fat, men i dagens erhvervsklima er her hvad en PMO skal gøre, hvilke typer du bør overveje, og hvem der virkelig har brug for en.
roller og ansvar for en PMO
en PMO sørger for, at virksomhedens procedurer, praksis og operationer går lige til tiden, på budgettet og alt på samme måde. “PMO’ er er der for at sikre projekt-og programsucces, og det er kritisk, fordi organisationer leverer værdi gennem projekter og programmer,” sagde han. “Hvordan de gør det afhænger af, hvordan de er placeret i organisationen.”
ifølge PMI ‘ s 2017 Pulse of the Profession havde de virksomheder, der tilpasser deres virksomhedsdækkende PMO til strategi, 38 procent flere projekter, der opfylder de oprindelige mål og forretningsformål end dem, der ikke gjorde det. De havde også 33 procent færre projekter, der blev anset for fejl. Michael Fritsch, vicepræsident PMO hos Confoe, som både leverer PMO-tjenester og hjælper virksomheder med at skabe deres egne interne PMO ‘ er, siger, at en god PMO:
- giver håndgribelige, gentagelige, langsigtede fordele for virksomheden
- tilpasser sig virksomhedens strategi og kultur
- er smidig nok til at tilpasse sig som strategiskift
- er en vigtig katalysator for den højtydende organisation
- integrerer data og information fra virksomhedens strategiske projekter/understøtter balanced scorecard
- muliggør deling af ressourcer, metoder, værktøjer og teknikker til projektsucces på tværs af virksomheden
- identificerer og udvikler projektledelsesmetode, bedste praksis og standarder
- coaches, mentorer, tog og giver tilsyn med projektledere og personale
mens alle ovenstående er vigtige, siger Fritsch, at det sidste punkt også er en måde for virksomheder at udvikle talent — selv uden for PMO.
“det ekspertisecenter kan også være karrierevejen,” sagde han. “Det hyrder folk gennem karriereudvikling.”Det er ikke ualmindeligt, siger han, at projektledere bevæger sig op til det udøvende niveau i en virksomhed. Dette er også en vigtig del af fastholdelsen, så projektledere inden for PMO ikke ser det kontor som slutpunktet for deres karriere (og muligvis en blindgyde og forlade).
For mere om etablering af en vellykket PMO, se “Sådan udvikler du en PMO strategisk plan.”
forskellige typer PMO
i rækkefølge efter mindst støtte til mest support er de tre generelle typer PMO støttende, kontrollerende og direktiv.
- en støttende PMO er “The kumbaya” slags PMO, siger Fritsch, hvor en PMO giver hjælp, hvis det er nødvendigt. “Kom ind, Vi giver dig ideer, giver dig bedste praksis, og du kan ignorere os fuldstændigt, og vi vil ikke sige noget.”
- en kontrollerende PMO er ikke helt hænder, men det er heller ikke en opgavemester. “Det sætter en vis grad af kontrol over projekterne,” sagde Fritsch. Det giver virksomheden skabeloner, procedurer og rapportering. Det er” det midtpunkt søde sted at håndhæve nogle standarder og yde al den støtte, men PMO er ikke ansvarlig for alt, ” sagde han og tilføjede, at dette er den mest almindelige type PMO.
- et PMO-direktiv er, hvor PMO leder projektstyring af arbejdet, understøtter og styrer verden og efterlader ikke plads til at vrikke plads om at følge skabeloner, procedurer og rapporteringskrav, der er skitseret af PMO. Disse er mest almindelige i stærkt regulerede miljøer med høj risiko.
PMO ‘ er kan også være interne eller eksterne. Interne PMO ‘er” bygger bro mellem hold, der udfører smidig udvikling og meget iterativ udvikling, ” sagde Jeff Grieshaber, senior manager hos verdensomspændende teknologi. De er også almindelige i organisationer, der kører store programmer i transformation af forretningsprocesser.
eksterne PMO ‘ er har mange af de samme kvaliteter som interne, men er også “rigtig gode til at kommunikere med kunderne og interessenterne og produktteamene, der udfører udviklingen af det arbejde, du administrerer,” sagde Grieshaber.
PMOs, som alt, vil udvikle sig og ændre sig under den digitale revolution. Gartner forventer, at PMO ‘ ens rolle ændres på grund af digital transformation, især da kunstig intelligens bliver mere gennemgribende og påtager sig traditionelle PMO-funktioner. I 2030 forudsiger de, at flere PMO ‘ er, der nu kan eksistere inden for en organisation, vil “samle sig i en funktion, der vedrører forandring, strategi, projektudvikling og organisationsstyring”, ifølge en rapport fra April 2017.
har du brug for en PMO?
det bedste sted at starte, når du overvejer, om du har brug for en PMO eller ej, er at tage et godt, hårdt kig på, hvordan din virksomhed opererer og se, om forskellige segmenter af it allerede arbejder sammen på tværs af systemer og grupper i harmoni, eller hvis de fungerer som siloer med forskellige systemer og ikke ofte taler med hinanden. Hvis din virksomhed er sidstnævnte, kan en PMO hjælpe. Også, hvis du er ved at gennemføre væsentlige projekter eller strategiændringer — eller den strategi, du allerede har, ikke bliver opfyldt, kan en PMO være rigtig for din organisation.
“Hvis du kører projekter, har projekterne et betydeligt omkostningsniveau eller har et betydeligt niveau af indflydelse, så kan du virkelig drage fordel af PMO,” sagde Fritsch. “Jo større projekterne er, jo større er budgettet, jo flere er der projekter, jo mere kan du drage fordel af en PMO.”
hvad virksomheder anerkender som PMO ‘ er i dag, er måske ikke det, de ser i fremtiden. Gartner forventer, at antallet af IT-PMO ‘ er vil falde som et resultat af den digitale revolution, selvom nogle vil omdanne til forandringsstyringsfunktioner og blive en del af strategifunktionen på C-niveau. Analytikerfirmaet forventer også, at partnerskaber mellem mennesker, smarte maskiner og AI inden 2030 vil eliminere “omkring 80 procent af det ‘arbejde’, der repræsenterer størstedelen af nutidens projektledelsesdisciplin, praksis og aktiviteter,” ifølge rapporten. For PMO-fagfolk betyder det at tilpasse adfærd og praksis. For virksomheder betyder det at omfavne ændringer i erhvervet til gavn for deres organisationer — og deres bundlinjer.