Opdateret 12. januar 2021
du er forpligtet ved lov til at tilbageholde lønningsskatter på vegne af dine medarbejdere, men det kan være svært at få tilbageholdelser og alle de andre lønfradrag. Blandt amerikanske arbejdere rapporterer 82% at finde en fejl i deres lønseddel på et tidspunkt. Og når onkel Sam finder noget galt, kan det betyde en 15% straf eller mere!
mens den matematik, du skal gøre for at beregne fradrag og tilbageholdelser, ikke er meget kompleks, kan det være skræmmende at holde alle bevægelige dele lige. Derfor har vi sammensat denne detaljerede guide med alt hvad du behøver at vide. Og hvis du leder efter mere specifikke eksempler på, hvordan du beregner lønningslisten, skal du tjekke vores detaljerede guide.
Hvis du leder efter noget specifikt, er du velkommen til at klikke på et af nedenstående emner for at springe videre:
- bruttoløn, nettoløn og skattepligtig løn
- tilbageholdelse vs. fradrag
- obligatoriske løntilbageholdelser
- frivillige lønfradrag
- ekstra kredit! Fritaget vs. ikke-fritagne medarbejdere
bruttoløn vs. nettoløn
fradrag og tilbageholdelse udgør forskellen mellem bruttoløn og nettoløn. Bruttoløn er det samlede beløb, som din medarbejder tjener på deres løn eller timeløn plus eventuelle bonusser, provisioner og andre former for kompensation. For eksempel, hvis du betaler medarbejdere to gange om måneden, tjener en lønmodtager, der tjener $48.000 om året, $2.000 i bruttoløn hver lønperiode. Denne bruttoløn er, hvor de fleste beregninger starter for IRS ‘ s “løn, der er genstand for tilbageholdelse” for medarbejderløn.
nogle løntilbageholdelser er obligatoriske lønskatter; andre fradrag er frivillige, hvilket betyder, at din medarbejder har mulighed for ikke at betale dem. Mange frivillige fradrag som sygesikring eller 401 (k) bidrag er fradrag før skat, der har den virkning at reducere en medarbejders skattepligtige bruttoløn. Når tilbageholdelser og fradrag er foretaget, er den resterende nettoløn, hvad du betaler til dine medarbejdere.
tilbageholdelse vs. fradrag
tilbageholdelse og fradrag behandles ofte som synonymer på dine paystubs. Teknisk set henviser udtrykket tilbageholdelse specifikt til føderale eller statslige skatter, som du tager ud af dine medarbejderes lønsedler og sender til regeringen. Alle tilbageholdelser er obligatoriske.
fradrag er normalt frivillige, og de omfatter opt-in pensionsopsparing, sygesikring eller donationer. Der er også nogle ufrivillige fradrag, som når lønningerne garneres for at betale skat eller børnebidrag. Nogle fradrag er før skat, hvilket betyder, at de reducerer din bruttoløn for skatteberegninger. Andre er taget efter skat er blevet tilbageholdt. Bare rolig, hvis dette er forvirrende — vi ser nærmere på specifikke fradrag nedenfor.
tilbageholdelser og fradrag har to afgørende elementer til fælles: at tage det korrekte beløb ud for hver medarbejder og derefter sende disse midler til det rette skattebureau eller tjenesteudbyder.
obligatorisk tilbageholdelse af løn
føderal indkomstskat
det er dit ansvar som virksomhedsejer at tilbageholde og betale føderal indkomstskat for dine medarbejdere. Husk først, at indkomstskat er afhængig af to faktorer: 1) Den bruttoløn eller løn, du betaler en medarbejder, og 2) de tilbageholdelsesoplysninger, som medarbejderne leverede på deres V-4-formular. Du kender allerede deres lønsats. Deres V – 4-formular fortæller dig, om du har brug for at tilbageholde skatter for dem til den gifte eller enlige sats, hvor mange pårørende de hævdede, og eventuelle yderligere beløb, som medarbejderen ønsker at blive tilbageholdt fra denne indtjening.
statlig og lokal indkomstskat
ligesom føderal indkomstskat bruger du bruttoløn som base for mængden af statslig og lokal indkomstskat, der skal tilbageholdes. Hver stat fastsætter disse satser individuelt (nogle stater har slet ingen indkomstskat), så du bliver nødt til at blive fortrolig med de regler, der gælder for din placering og medarbejdere. Du skal også sørge for, at du er opdateret med de seneste lønskattesatser.
FICA
fica, Federal Insurance Contributions Act, kræver, at arbejdsgivere tilbageholder socialsikrings-og Medicare-skatter fra medarbejdernes løn. Du skal ikke kun tilbageholde en procentdel af medarbejderens skattepligtige bruttoløn, men også matche dette bidrag op til den maksimale løngrundlag. Disse procentsatser ændres, så sørg altid for at tilbageholde og matche det korrekte beløb for skatteåret. For 2021 opdeles fica-satsen for arbejdsgivere til 6,2% for Social sikring og 1.45% for Medicare, eller 7,65% i alt for hver. Læs mere om, hvordan FICA og tilbageholdelse i detaljer her.
Statens arbejdsløshedsforsikring (SUI)
hver stat fastsætter sin egen arbejdsløshedsforsikringsrate, så der er ingen standard i hele USA, når du registrerer dig hos din stat som arbejdsgiver, vil de også kræve, at du også tilmelder dig statens arbejdsløshedsagentur. Den vigtige ting at huske, når du beregner SUI, er, at du skal betale disse skatter baseret på, hvor din medarbejder bor, ikke hvor du driver din virksomhed. Hvis du har et team af fjernarbejdere, kan dette blive lidt kompliceret, men de fleste stater har online ressourcer til at hjælpe dig med at finde vej.
State Disability Insurance
i øjeblikket har fem stater en form for statlig handicapforsikring, der tilbageholdes fra medarbejderløn: Californien, ny Jersey, Ny Yorkog Rhode Island. Hver har forskellige krav til tilbageholdelsesrenter samt hvordan de definerer lønninger og mere.
Federal arbejdsløshedsskat (FUTA)
denne skattefonde arbejdsløshedsunderstøttelse for medarbejdere, der mister deres job. Som arbejdsgiver skal du beregne 6% af den løn, hver medarbejder tjener for at bestemme, hvor meget du skylder i føderale arbejdsløshedsskatter. FUTA tilbageholdes dog ikke fra medarbejderens løn, så gør ikke den fejl.
arbejdsgivere er ved lov forpligtet til at betale arbejdsløshedsskat, indtil en medarbejder når $7.000 i skattepligtig løn for kalenderåret. Derefter er dit ansvar for året for dem opfyldt. Føderale arbejdsløshedsafgifter betales kvartalsvis. Ikke sikker på, om du skal betale FUTA? Tag et detaljeret kig på føderale arbejdsløshedsafgifter.
deponering af obligatoriske lønningsskatter
når du har gennemført lønningslisten, skal du deponere de føderale indkomstskatter, social sikring og Medicare-midler, som du tilbageholdt hos IRS. Der er to indbetalingsplaner-halv ugentligt eller månedligt – for disse betalinger. Lær mere om den korrekte tidsplan for din virksomhed i IRS-publikation 15-T. Husk at indsende din kvartalsrapport på Formular 941 eller årligt på formular 944, der viser de lønninger, du har betalt, de tip, dine medarbejdere har rapporteret til dig, og dine ansættelsesskatter. Du bliver også nødt til at overholde statens skat depositum regler.
frivillige lønfradrag
pensionsplanbidrag
som arbejdsgiver har du et par muligheder for pensionsbesparelsesplaner for medarbejdere i små virksomheder: SEP-IRA, SIMPLE-IRA eller en traditionel 401k. de fleste pensionsbidrag er før skat og matches ofte af arbejdsgiveren op til en bestemt procentdel. For 2021 kan medarbejdere bidrage med op til $19.500 til en 401k-plan. Arbejdstagere over 50 år kan tilføje et ekstra indhentningsbidrag på $7.000 for at få dem til $26.000 årligt.
sundhedsmæssige fordele
små virksomheder med færre end 50 fuldtidsækvivalente medarbejdere er ikke forpligtet til at give sundhedsmæssige fordele til deres ansatte, men det er den største fordel, som medarbejderne søger. Oftest, indsamling af udgifter til sundhedsydelser udføres som et fradrag før skat. Husk, at sundhedsplanens lønfradrag, herunder betalinger til fleksible udgiftskonti eller sundhedsbesparelseskonti, skal oprettes som et dollarbeløb og ikke en procentdel eller medarbejderens løn.
livsforsikring eller handicapforsikring
mange arbejdsgivere tilbyder gruppelivsforsikringsprogrammer såvel som kortvarig og langvarig handicapdækning for at sikre, at medarbejderne stadig modtager en del af deres løn, selvom de bliver handicappede. Ligesom sundhedsplaner administreres disse programmer ofte af et stort forsikringsselskab, der kan håndtere registreringer for dig. Du bliver nødt til at sikre, at de korrekte fradrag foretages og betales for hver medarbejder, der vælger programmet.
parkering eller pendling
Pendlerfordele giver dig mulighed for at fratrække omkostningerne ved parkering eller transitgebyrer før skat for dine medarbejdere. Bemærk venligst, at disse midler ikke kan bruges til at udligne omkostningerne ved cykelrelaterede udgifter, brændstof eller Bilforsikring. Fra og med 2021 er IRS-grænsen for transport-eller parkeringsudgifter $270 pr.
sundhed& velvære
disse programmer kan være en måde at hjælpe med at fremme velvære på arbejdspladsen og inkluderer ofte lønfradrag for nedsatte gymnastikmedlemskaber, vægttabsprogrammer, rygestopprogrammer og forebyggende sundhedsundersøgelser. De kan også have udbetalinger for at ramme bestemte mål. Fordele kan være skattefri, men refusioner og belønninger for medarbejdere er ikke. Tilskud til udgifter til gymnastikmedlemskab kan fratrækkes af arbejdsgivere som forretningsudgifter for det skatteår, hvor de blev betalt.
uniformer
Hvis din virksomhed kræver uniformer og opkræver medarbejdere for dem, skal du huske, at lønfradrag til dækning af omkostningerne ikke kan reducere en arbejdstagers timeløn under mindstelønnen på $7,25 pr. Du har dog lov til at prorere fradraget over en periode, så længe deres timesats ikke reduceres.
Unionsafgifter
Unionsafgifter beregnes normalt som en forudbestemt procentdel af arbejdstagerens bruttoløn og betales regelmæssigt til din lokale fagforening. Højesterets afgørelse fra 2018 Janus mod American Federation of State, County og Municipal Employees (AFSCME) ændrede reglerne for opkrævning af gebyrer fra ikke-fagforeningsansatte, der arbejder i fagforeningsbutikker. Nu skal ikke-fagforeningsansatte aktivt tilmelde sig for at få disse gebyrer indsamlet. De fleste fagforeninger har også specifikke krav til lønskalaer og lønningsliste, så tag dig tid til at gennemgå reglerne og reglerne med din fagforeningspartner. EU-afgifter kvalificerer sig ikke som fradrag før skat.
529 uddannelsesbesparelsesplaner
næsten alle stater har nu en form for skatteudskudt 529 uddannelsesbesparelsesplan, der giver en bekvem måde for medarbejderne at spare. Nogle statslige planer har minimumsbidrag krav sammen med andre 529 plan regler. De fleste administreres af store investeringsselskaber, men hver stat har en nyttig hjemmeside fuld af oplysninger om 529 lønfradrag.
Arbejdspladsgivende eller velgørende bidrag
automatisk giving giver medarbejderne mulighed for at støtte deres yndlingsårsag ved at få et forudvalgt beløb trukket fra deres lønseddel hele året. Husk at få en skriftlig eller elektronisk opt-in for denne type fradrag og arbejde med en velrenommeret partner som United måde.
løngarnering
mens medarbejdere ikke behøver at give samtykke til ordrer om arrest af deres løn, betragtes de stadig som frivillige, da de ikke er en del af obligatoriske offentlige skattefradrag. En domstol kan kræve, at en arbejdsgiver garnerer løn for manglende betaling af gæld eller børnebidrag eller andre grunde. Typisk vil en arrest ordre kommer med instruktioner om, hvordan du bliver nødt til at sende disse betalinger.
ekstra kredit! Fritaget vs. ikke-fritagne medarbejdere
Fair Labor Standards Act etablerede den nuværende mindsteløn, overtidsregler og andre arbejdsstandarder, som du skal være bekendt med for at få lønningslisten rigtigt. Det definerede også medarbejderkategorier, der primært vedrører overtidsbeskyttelse.
- “ikke-fritagne” medarbejdere kan tjene overtidsbetaling med en sats på 1,5 gange deres faste timepris og skal betales mindst den føderale mindsteløn på $7,25 pr.
- “fritaget” medarbejdere (dem, der er fritaget for at tjene overarbejde) skal lønnes, tjene mindst $455 om ugen og udføre jobfunktioner såsom udøvende, administrative eller faglige opgaver.
forståelse af denne sondring er afgørende for din lønningsliste (og i sidste ende dine fradrag), fordi du skal beregne overarbejde som en del af bruttoløn for ikke-fritagne medarbejdere. For ikke at nævne, at overtrædelser kan være dyre; arbejdsgivere, der overtræder FLSA-mindstelønnen eller overtidskompensationsloven, kan være juridisk ansvarlige for både lønunderskud og skader. Regeringen tilbyder denne praktiske guide til at sikre, at du overholder kravene. Husk også at tjekke dine overtidskrav her.
hvordan denne faktor i lønningslisten fradrag? Under visse omstændigheder kan arbejdsgivere fratrække løn, når fritagne medarbejdere savner arbejde.
det er (endelig) alt, folkens!
lønfradrag er måske ikke altid sjovt, men at få dem rigtigt er en vigtig del af at drive din virksomhed med succes. Vi håber, at denne guide har været nyttig for dig, når du planlægger din næste lønkørsel og bygger det team, der hjælper dig med at nå alle dine mål.