er din virksomhed politikker og procedurer Hjælpendeeller hindre din virksomheds vækst?
meget få mennesker kan faktisk sige, at de “kan lide” regler (eller i det mindste vil de ikke indrømme det), men nogle typer “regler” er en nødvendighed, i det mindste i visse situationer. Når det kommer til din virksomheds funktionalitet og din plan for vækst, kaldes de regler, der styrer din virksomhed, dine politikker og procedurer.
udtrykket” politikker og procedurer ” er bandied om temmelig løst i disse dage. Du vil se udtrykket på stort set enhver hjemmeside, og det findes i en eller anden form i de fleste virksomheder. Har du specifikke politikker og procedurer i din organisation? Hvis du gør det, kan det være tid til at revidere, hvordan du håndterer denne vigtige komponent i din virksomhed. Hvis du ikke…lad os se nærmere på, hvordan du implementerer politikker og procedurer på den mest effektive måde til at understøtte din virksomheds vækst.
når det er skrevet og præsenteret korrekt, kan din virksomheds politikker og procedurer være en 
tydelig strategisk forbindelse mellem virksomhedens vision og dens daglige drift. Så hvorfor er dette vigtigt for dig?
politikker vs procedurer-hvad er forskellen mellem dem?
kort sagt, din virksomheds politikker leverer sin vision og mål, fokuserer mere på retningen, mens de reflekterer direkte tilbage til sin kultur. Procedurer er derimod et specifikt system af handlinger, der giver dit team mulighed for effektivt at gennemføre disse politikker og derved opfylde disse mål. Man kan sige, at politikker er et billede af din destination, mens dine procedurer er køreplanen for at komme dertil.
Her er nogle specifikke retningslinjer for at skelne mellem politikker og procedurer:
politikker:
- er generelle
- Identificer virksomhedsregler
- forklar, hvorfor de findes
- fortæller, hvornår reglen gælder
- beskriver, hvem den dækker
- viser, hvordan reglen håndhæves
- beskriver konsekvenserne
- beskrives normalt ved hjælp af enkle sætninger& afsnit
procedurer:
- identificer specifikke handlinger
- Forklar, hvornår du skal tage handlinger
- beskriver alternativer
- viser nødprocedurer
- Inkluder advarsel & advarsler
- giver eksempler
- viser, hvordan du udfylder formularer
- skrives normalt ved hjælp af et konturformat
overvinde p&p challenge
en af de udfordringer, du står over for, når du udvikler dine politikker og procedurer, er specificitet versus fleksibilitet. Selvfølgelig ønsker du, at dine politikker og procedurer skal være specifikke, forståelige og eksekverbare, men det er også vigtigt at bringe et element af fleksibilitet ind i dine processer, så du ikke risikerer at være for “stiv”, hvilket kan skabe et tab af motivation. For eksempel giver det ikke meget mening at dyrke en ledelseskultur, en ejerskabsmentalitet og ansvarlighed, men så har hver procedure brug for møder eller tilladelser til godkendelse af en nøgleproces. Visse procedurer skal være nøjagtige, men andre egner sig godt til en lille regelbøjning. Sørg for at skrive dine politikker og procedurer, så du skaber den ideelle balance mellem nøjagtighed og fleksibilitet.
hvordan ved du, hvornår dine politikker og procedurer ikke er effektive?
der kan være nogle tegn på, at din nuværende P& P ‘ er ikke matcher din virksomheds nuværende behov. Du kan begynde at bemærke forringelse af moral eller in-effektivitet af dine systemer. Hold øjnene åbne for eksempler på følgende:
- et stigende antal ulykker eller fejl, højere fejlfrekvenser eller omkostningsoverskridelser
- et usædvanligt antal spørgsmål om typiske operationelle rutiner eller en følelse af forvirring inden for afdelinger
- en mærkbar inkonsekvens i medarbejdernes jobpræstation
- en stigning i stressniveauer på dine teams
- inkonsekvent gennemgangsproces og stigning i medarbejderomsætning
- en høj mængde uoverensstemmelser i ydelsesadministration, undtagelser eller favoritisme
Hvis du begynder at lægge mærke til nogen af disse tegn, kan det være tid til at revurdere din virksomheds politikker og procedurer.
selvom det ser ud til, at alt går godt, og det er “business as usual”, kan du overveje at gennemgå din virksomheds politikker og procedurer årligt eller endda halvårligt for at sikre, at de opfylder din nuværende vision om virksomhedskultur. Dette kan være en del af din virksomheds strategiske planlægningssessioner, når du udvikler dig til nye sæt mål og visioner for din fremtid.