E-mail-etikette: hvordan man beder folk om ting og faktisk får et svar

hvis det at skrive et brev for hundrede år siden svarede til at sidde ned med nogen i et stille rum og tale ansigt til ansigt, er det at skrive en e-mail i dag som at råbe på nogen over et støjende kryds, mens de skynder sig til en aftale.

alle er overbelastede og overbusy. Vi eksisterer i en tilstand af kontinuerlig delvis opmærksomhed, når vi skifter smidigt frem og tilbage mellem e-mail, tekstbeskeder, sociale medier, og internettet. Den e-mail, du sender, konkurrerer ikke kun med anden e-mail om nogens opmærksomhed; det konkurrerer med alt.

Odds er, din e-mail vil blive læst på en telefon, som er over 50 procent af e-mails. Vi skimmer og trimmer vores indbakker på farten, reagerer på presserende genstande og markerer mindre presserende genstande, der skal revideres, når vi er tilbage ved vores skriveborde.

det betyder, at din e-mail sandsynligvis vil blive fordøjet i et hurtigt blik, mens modtageren er på deres telefon, Flitter frem og tilbage mellem andre opgaver. I bedste fald vil din korrespondance få en hurtig flash af deres opmærksomhed. Hvis det anses for overbevisende i det forbipasserende blik, vil de sandsynligvis vende tilbage til det senere. Lav dog et dårligt første indtryk, og det er spillet over, før du overhovedet kommer i gang.

vores information-addled hjerner kræver en ny tilgang til e-mail. Når alle har travlt, at respektere deres tid—ved at tage så lidt af det som muligt-er en vigtig måde at få folk til at være opmærksomme på. Når du komponerer e-mail, betyder det at være klar, kortfattet og handlingsbar. Du kan opnå dette med et par enkle strategier:

bly med spørgsmålet.

uden at være abrupt eller nøjeregnende er det vigtigt at sætte dit spørgsmål øverst i din e—mail-inden for den første sætning eller to, hvis det er muligt. Målet er at få læserens opmærksomhed og få dem til at forstå den handling, der anmodes om med det samme. Hvis du lægger en masse rigmarole før din spørg, kan en utålmodig læser aldrig komme til det.lad os for eksempel sige, at du når ud til administrerende direktør for en opstart, du beundrer for at invitere hende til at tale på en konference. Du kan placere spørgsmålet som sådan:

Hej Catherine—dette er Mark Holland. Jeg kører den populære Firestarters-konference, der trækker over 5.000 iværksættere til Staples Center i LA hvert år. Jeg skriver for at udvide en invitation til dig til at tale på vores arrangement den 5.Marts 2016.

Catherine ved måske ikke, hvad fanden Firestarters-konferencen er, men hun ved noget vigtigt: Hvad denne e-mail handler om (en talende invitation). Hun kender nu også datoen og placeringen af begivenheden, og at den har ret imponerende fremmøde. Nu hvor spørgsmålet er klart, og hendes interesse er pikeret, hun er mere tilbøjelige til at læse Marks yderligere detaljer, hvor han kan inkludere baggrundshistorie om begivenheden og mere imponerende statistik for at gøre hans sag endnu stærkere.

i en verden med kort opmærksomhed er det bedst at komme lige til det punkt med det samme og gøre din forklaring senere. Tænk over, hvad der vises i forhåndsvisningen af to linjer, som modtageren ser, mens han ruller gennem deres indbakke: vil det fange deres opmærksomhed?

Opret din troværdighed.

hvorfor skal jeg pleje? er det stiltiende spørgsmål svævende i de fleste menneskers sind, når de åbner en e-mail, især hvis det er fra nogen, de ikke kender. Dette er grunden til at etablere din troværdighed tidligt i meddelelsen er afgørende. Fortæl din læser, Hvorfor du er anderledes, hvorfor du er dygtig, eller hvorfor de skal være opmærksomme på dig.

Hvis du f.eks. sender en e-mail til et brand for at anmode om et sponsorat, kan du muligvis etablere din troværdighed ved at dele datapunkter om dit publikum og de priser, du har vundet.

Hej Tom—Jeg er Tracy Black, redaktør af Feed Daily, en prisvindende hjemmeside med over 2 millioner besøgende om måneden. Jeg sammensætter en ny artikelserie, der er målrettet mod ambitiøse unge reklamer, og jeg ville se, om du måske var interesseret i at sponsorere den?

Hvis du e—mailer nogen, du kender—for eksempel at komme i kontakt med en kollega om en presserende opgave-kan du legitimere din anmodning ved at indikere, at du er under pres fra chefen (forudsat at det er sandt).

Hej Tom—Jeg følger op for at se, om du var i stand til at implementere den nye e-mail-tilmeldingsfunktion? Administrerende direktør ønsker at se dette indpakket inden udgangen af ugen.

datapunkter og brute authority er naturligvis ikke dine eneste muligheder. Du kan også etablere troværdighed ved at være en ivrig observatør af den person, du kontakter. Du kan fortælle dem, hvor længe du har fulgt deres arbejde, hvad du nød om det sidste blogindlæg, de skrev, eller hvordan deres produkt kan forbedres—med takt selvfølgelig! Så længe det ikke gyder, de fleste mennesker sætter pris på at blive bemærket, og det får dem til at bemærke dig tilbage.

gør vejen frem klar.

jeg modtager ofte e-mails fra folk, der er interesseret i en slags videnudveksling, men aldrig præciserer, hvordan de gerne vil have mig til at handle. Vil de have en kop kaffe? Ønsker de at foretage et telefonopkald? Det er uklart, hvilket betyder, at i stedet for at sige, ” ja!”Jeg er nødt til at svare ved at spørge dem, hvad de beder mig om i første omgang—eller mere sandsynligt slet ikke svare.

du er meget mere tilbøjelig til at få svar fra nogen, hvis det er klart, hvad det næste trin er. Det gør det nemt for modtageren at sige ja til din anmodning.

lad os sige, at du når ud til en filmregissør, du beundrer for rådgivning. Send dem ikke bare e-mail med:

jeg har været fan af dit arbejde i årevis, og jeg vil meget gerne vælge din hjerne. Hvad siger du?

i stedet foreslå noget specifikt:

Jeg er en langvarig beundrer af dit arbejde og har den største respekt for din filmskabende ekspertise. Jeg vil gerne stille dig et par spørgsmål om, hvordan du finansierede din første film. Vil du være spil for en 15-20 minutters telefonopkald næste uge? Min tidsplan er åben hele dagen torsdag og fredag, hvis du har tilgængelighed derefter. Jeg lover at holde det kort.

det andet eksempel præciserer emnet ved hånden og det faktum, at du bare vil foretage et kort telefonopkald. Dette betyder, at modtageren ved, at tidsforpligtelsen vil være minimal, og—fordi du allerede har foreslået en kalenderdato—ved de, at e-mail-tråden kan lukkes hurtigt og effektivt. Med andre ord, du har respekteret deres tid, og de ved nu, at det at håndtere dig ikke vil være en anden hovedpine, de ikke har brug for.

hvis du stiller et spørgsmål, foreslå en løsning.

E-Mail er ikke et godt sted for debat. Således meddelelser, der tilbyder intet andet end et spørgsmål som ” Hvad synes du om K?”det er generelt ineffektivt. Travle mennesker ønsker ikke at finde ud af dine problemer for dig, og de ønsker ikke at skrive et langvarigt svar. De vil sige ja eller nej og derefter gå videre til den næste ting. Så hvis du ønsker at få et svar—og for at få din vej—ikke bare stille spørgsmål: foreslå løsninger.

lad os forestille os, at du sender en e-mail til din chef for at spørge, om du kan deltage i en konference. Du kunne skrive:

Hej Tina-jeg har bemærket, at folk allerede booker hoteller til konferencen næste år. Jeg vil gerne gå. Hvad synes du?

eller, du kunne skrive,

Hej Tina—Jeg har tænkt på måder at berige mit arbejde færdigheder sæt, og det ser ud som om der er nogle højttalere og værksteder på næste år, der ville være meget nyttigt. Jeg kan også sammensætte en rapport for at dele det, jeg har lært, med holdet, når jeg vender tilbage. Jeg har estimeret prisen, og det ser ud til, at en billet, hotel og flybillet ville drive virksomheden omkring $2.500. Tror du, at firmaet kunne sponsorere mig til at deltage?

den første meddelelse er kort, men doven og vil kræve adskillige frem og tilbage meddelelser for at afklare, hvad der virkelig står på spil. Den anden e-mail er længere, men indeholder alt, hvad der er nødvendigt for, at samtalen kan løses med det samme. Forfatteren har lavet sit hjemmearbejde, omkostningerne og fordelene er klare, og det er let for chefen at bare sige ja. At være proaktiv i din kommunikation kræver mere arbejde på forhånd, men det betaler enorme udbytter i det lange løb.

være scannable.

brug kugler, tal og/eller fed til at gøre din e-mail skummbar og fordøjelig og understrege nøglepunkterne. Hvis du spotter ved denne type skefodring af information, skal du gå videre og komme over det. E-mails handler om at få resultater, ikke teste din modtagers læseforståelse. Her er et eksempel på, hvordan du kan sammenfatte de næste trin efter et kundemøde.

Hej Sharon—fantastisk opkald i går! Jeg er spændt på de næste skridt. Her er en oversigt over, hvad vi diskuterede at gøre i den kommende uge for at overholde vores deadline: Action Items for Sharon & Team:

– Godkend reviderede mockups (Due: man 4/9)- giv endelig kopi til bannere (Due: ons 4/11)- Supply hi-res photography (Due: ons 4/11)

fordi denne e—mail kræver, at klienten gør noget, vil du have Handlingspunkterne til at springe ud af e—mailen—dermed den dristige tekst-og let fordøjes-således kuglerne. Forfaldsdatoer udlignes også i parentes, så de er lette at se.

husk: hvis du virkelig ønsker at få tingene gjort, afhænger succes af at gøre det nemt for din læser at hurtigt behandle e-mailen og forstå de vigtigste punkter.

giv dem en frist.

er din e-mail presserende? Har det brug for et svar nu? Om to dage? Om to uger? Det kan overraske dig at lære, at travle mennesker elsker deadlines, fordi de hjælper med at prioritere nøjagtigt, når tingene skal gøres. Faktisk har jeg fundet ud af, at e-mails, der ikke har nogen tidsplan, er mere tilbøjelige til at blive ignoreret. Du vil bestemt ikke være imperious eller alt for krævende, men giv din læser en høflig kontekst til timing.

Hvis du e-mailer en nær kollega om en presserende opgave, kan du være ret ligetil om timing:

for at projektet skal holde sig på skema, skal jeg have et svar fra dig i de næste 24 timer, hvis det er muligt.

Hvis du udvider en invitation til nogen, du ikke har mødt, kan du høfligt dele din opfølgningstidslinje:

Jeg er sikker på, at du har travlt og vil have tid til at overveje denne mulighed. Jeg følger op om to uger, hvis jeg ikke har hørt fra dig.

eller sig, at du vil tillade din chef eller en klient at afveje en beslutning, men skal gå videre, hvis de ikke reagerer i tide:

Hvis jeg ikke hører tilbage fra dig inden denne fredag den 17.August, går jeg videre og fortsætter med den løsning, jeg har foreslået ovenfor.

herunder en deadline er som at droppe et anker: Det løser din anmodning i rum og tid, hvilket gør det mere sandsynligt at blive bemærket og få gjort.

Skriv dine emnelinjer som overskrifter.

for at din e-mail skal læses, skal den åbnes. Dit mål skal være at komponere en emnelinje, der er klar og ideelt set provokerende. Det er meget som at skrive en overbevisende overskrift til en artikel eller et blogindlæg, som du vil have folk til at klikke på.

lad os sige, at du er en succesrig musiker, der når ud til en designer om at lave coveret til din nye plade. Du har et anstændigt publikum, så du forventer, at albummet fungerer godt. Du kan bruge:

emne: design Gig

det er nøjagtigt, men det mangler specificitet og får din e-mail til at lyde som et humdrum-tilbud. Alternativt kan du bruge:

emne: Cover design til højprofileret albumudgivelse?

Dette er stadig nøjagtigt, men det vækker nysgerrighed ved at præcisere, hvad projektet er og lovende god eksponering. Især når du skriver en “spørg” – e-mail til nogen, du aldrig har mødt før, emnelinjen fungerer som et første indtryk. Og du får kun en chance for at gøre et første indtryk.

rediger dine meddelelser hensynsløst.

når du har udarbejdet din e-mail, skal du undersøge den igen med et usympatisk øje og tage alt unødvendigt ud. At være klar og kortfattet fra get-go sparer tid for alle. Det tager mere tid at lave en stram og til det punkt e-mail, men den redigerede e-mail vil også være meget mere tilbøjelig til at få et svar.

få vist alle meddelelser på din telefon.

som tidligere nævnt vil din e-mail-besked sandsynligvis blive åbnet først på en telefon. Derfor er det klogt at forstå, hvordan din besked vil se ud i mobile e-mail-apps. Hvad der virker fordøjeligt på en massiv desktop skærm ser ofte ud _krig og Fred _på en mobiltelefon. Se din besked på den lille skærm, og hvis den stadig ser alt for lang ud, skal du hensynsløst redigere den igen. Hvis din besked giver indtryk af at være overvældende, vil den sandsynligvis blive ignoreret.

Hvis du synes, at alt dette lyder som en masse arbejde for en lille gammel e-mail, skal du tænke over det på denne måde: hvis du tager dig tid til at overveje dit publikum og skræddersy din besked til deres opmærksomhed, vil dine e-mails være mere effektive, du vil være mere tilbøjelige til at få det, du ønsker, og du bliver i sidste ende nødt til at bruge mindre tid på e-mail. Er det ikke det, alle ønsker?

alle illustrationer af kunstneren Tomba Lobos fra bogen Afmeld.