refusion må ikke overstige IRS-satsen for forretningsrejser. Parkering og vejafgifter er yderligere fradrag, da de ikke er inkluderet i standard kilometertal sats.
Hvad er en “rimelig periode”? IRS anfører, at det er en fakta-og-omstændigheder situation. Det har dog retningslinjer, der specificerer, hvad der udgør en rimelig periode.
Hvis medarbejderen har modtaget et forskud, skal det være givet inden for 30 dage efter rejsedatoen. Udgiften skal dokumenteres senest 60 dage efter, at udgiften er betalt.
overskydende refusion– enhver overskydende refusion skal returneres inden for 120 dage efter modtagelse af en erklæring fra arbejdsgiveren, der viser udestående forskud.
Dette er IRS-retningslinjer, og et selskab kan frit implementere mere restriktive regler. For eksempel kan virksomheden kræve dokumentation for udgifter over $25, snarere end IRS $75 grænse.
ligeledes kan virksomheden betale for kilometertal til en sats, der er mindre end IRS-standardrenten. Refusioner i henhold til en ansvarlig plan er ikke skattepligtig indkomst til medarbejderne og vises ikke på medarbejdernes 1040′ ere. ikke-tilbagebetalte udgifter kan ikke længere fratrækkes af medarbejderne.
nonaccountable planer
alternativet til en ansvarlig plan er en godtgørelse eller nonaccountable plan. Per definition er en ikke-regnskabsmæssig plan en, der ikke opfylder kravene i en ansvarlig plan.
disse planer indebærer rutinemæssigt, at arbejdsgiveren leverer et bestemt beløb eller en godtgørelse til medarbejderen til rejser. Medarbejderen tegner sig ikke for arbejdsgiveren for udgifterne til disse midler.
godtgørelsesbeløbet er skattepligtig indkomst og skal medtages på medarbejderens V-2. Som nævnt ovenfor har TCJA væsentligt ændret effekten af out-of-pocket udgifter på en medarbejders afkast, da de ikke længere er fradragsberettigede som et specificeret fradrag.
dette øger vigtigheden af at gennemgå refusionsplaner og sikre, at medarbejderne er opmærksomme på, hvordan disse ændringer kan påvirke dem
almindelig og nødvendig
uanset om en udgift refunderes af arbejdsgiveren eller falder på medarbejderen, gælder de samme IRS-retningslinjer. En udgift skal være almindelig og nødvendig i henhold til IRS-reglerne.
udtrykkene “almindelig” og “nødvendig” har specifikke betydninger til skatteformål, og den almindelige brug af disse ord gælder ikke her.
almindelige udgifter er udgifter, der ofte bruges og accepteres af generelle industristandarder – det vil sige udgifter til ting, der typisk er nødvendige for at drive en virksomhed. En udgift er nødvendig, hvis det er nyttigt og hensigtsmæssigt at drive virksomheden.
fokus på ordet “nyttigt.”Udgiften er nyttig, men ikke påkrævet, for at udføre et erhverv eller en virksomhed korrekt.
hvad der er almindeligt og nødvendigt afhænger også af den enkelte situation. Det kan være almindeligt og nødvendigt at diskutere forretninger med en klient på en dyr restaurant og give limousineservice i forhandlingerne om en multimillion dollar kontrakt. I modsætning hertil ville det ikke betragtes som almindeligt og nødvendigt at gøre det samme for en kunde, der køber $500 årligt.
en udgift skal være både almindelig og nødvendig for at være fradragsberettiget eller refunderbar. IRS har også ret til at anvende et “overdådigt” kriterium på forretningsudgifter og kan afvise eventuelle udgifter, som det anser for overdådige eller ekstravagante. Disse kriterier anvendes normalt kun under ekstreme omstændigheder.
det er vigtigt fra et IRS-perspektiv såvel som fra et etisk synspunkt, at alle medarbejdergodtgørelser håndteres korrekt og retfærdigt. Dette område kan let misbruges. Indstilling og følgende politikker for disse udgifter er en nødvendighed for at give en virksomhed mulighed for at være økonomisk ansvarlig og undgå IRS-forespørgsler. Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte Victor Evans på [email protected], Rosservicer på [email protected] eller din vonlehman skatterådgiver.