arkivforskning er generelt mere kompleks og tidskrævende end sekundær forskning og præsenterer udfordringer med at identificere, lokalisere og fortolke relevante dokumenter. Selvom arkiver deler lignende funktioner og egenskaber, kan de også variere på betydelige måder. Mens offentligt finansierede arkiver kan have mandater, der kræver, at de er så tilgængelige som muligt, andre slags, såsom virksomheds -, religiøs, eller private arkiver, vil have forskellige grader af adgang og opdagelighed. Nogle materialer kan være begrænset på andre måder, såsom dem, der indeholder følsomme eller klassificerede oplysninger, upublicerede værker, eller pålagt ved aftaler med donor af materialer. Desuden er arkivoptegnelser ofte unikke, og forskeren skal være parat til at rejse for at nå dem. Selv når materialer er tilgængelige i digitale formater, kan der være begrænsninger for dem, der forbyder dem at få adgang til off-site.
lokalisering af arkivsamlingerredit
før online søgning var fagforeningskataloger et vigtigt redskab til at finde materialer i biblioteker og arkiver. I USA er National Union Catalog og National Union Catalog of Manuscript Collections blevet brugt af forskere til at lokalisere arkiver, selvom meget af dets information siden er blevet migreret til online-systemer.
et stigende antal arkivinstitutioner kan findes via en online søgning. Derudover giver portaler som Europeana, Digital Public Library of America og National Library of Australia ‘ s Trove links til medlemsinstitutioner.
i Storbritannien er JISC vært for ArchivesHub, mens OCLC ‘ s ArchiveGrid leverer en international portal til for det meste biblioteksbaserede institutioner, der bruger MARC som et katalogiseringsværktøj til deres beholdninger. Association of Canadian Archivists (ACA) har indgået et samarbejde med firmaet Artefactual for at oprette ArchivesCanada, mens Australian Society of Archivists har brugt det samme program til deres Arkivkatalog i Australien. Mange andre online søgeværktøjer er blevet stillet til rådighed for at lette søgning og opdagelse, herunder Placeringsregistret for engelske litterære manuskripter og breve, Janus-guiden til arkivmaterialer i institutioner i Cambridge, UK, og Cartomac: arkiver litt price.
Hvis et arkiv ikke kan findes via online søgning eller en offentligt opført samling, kan en forsker muligvis spore sin eksistens på andre måder, såsom at følge andre forskeres citater og referencer. Dette gælder især for materialer, der ejes af virksomheder eller andre organisationer, der muligvis ikke ansætter en arkivar og dermed ikke er opmærksomme på omfanget eller indholdet af deres materialer.
i meget begrænsede arkiver kan adgangen kun begrænses til personer med bestemte legitimationsoplysninger eller tilknytninger til institutioner som universiteter og derefter kun til dem på et bestemt niveau. De, der mangler de nødvendige legitimationsoplysninger, skal muligvis anmode om introduktionsbreve fra en person eller institution for at levere til arkivet.
lokalisering af materialer i arkivredit
arkiver indeholder normalt unikke materialer, og deres organisation kan også være helt unik eller idiosynkratisk for den institution eller organisation, der vedligeholder dem. Dette er en vigtig skelnen med biblioteker, hvor materiale er organiseret i henhold til standardiserede klassificeringssystemer. Traditionelt har arkiver fulgt princippet om respekt des fonds, hvor herkomst og oprindelige orden opretholdes, selvom en vis omlægning, fysisk eller intellektuel, kan udføres af arkivisten for at lette dens anvendelse. En grundlæggende retningslinje for arkivbeskrivelse er den internationale standard for Arkivbeskrivelse (generelt) (ISAD/G eller ISAD), produceret af International Council on Archives (ICA). Amerikanske institutioner kan også styres ved at beskrive arkiver: en indholdsstandard (DAC ‘ er) og i Canada efter reglerne for Arkivbeskrivelse (RAD). At forstå, hvordan arkivbeskrivelser og finde hjælpemidler er konstrueret, kaldes arkivintelligens.
ud over disse standarder og regler for oprettelse af papirkopier og onlinelister og kataloger kan arkivister også give adgang til deres kataloger gennem API ‘ er eller gennem kodningsstandarderne EAD (kodet arkivbeskrivelse) (relateret til fonds, serier og emner) og ØK (kodet arkivkontekst)(de organisationer og personer, der oprettede arkiverne).
find hjælpemidler er et almindeligt referenceværktøj oprettet af arkivarer til lokalisering af materialer. De kommer i forskellige former, såsom registre, kortkataloger eller varebeholdninger. Mange, der finder hjælpemidler til arkivdokumenter, hostes nu online som hjemmesider eller uploades som dokumenter, såsom på Library of Congress’ sjældne bog & specielle samlinger. Detaljeringsniveauet ved at finde hjælpemidler kan variere fra granulære varebeskrivelser til grove beskrivelser på indsamlingsniveau. Hvis et arkiv har et stort efterslæb af uforarbejdede materialer, er der muligvis ikke nogen form for at finde hjælp overhovedet. Fra omkring 2005 er en ideologi kendt som” mere produkt, mindre proces ” eller MPLP blevet vedtaget af mange nordamerikanske indsamlingsarkiver, der søger at reducere behandlingstiden eller lindre efterslæb for at give adgang til materialer hurtigere, hvis resultater kan beskrives minimalt med at finde hjælpemidler.
selvom de fleste arkivopbevaringssteder byder forskere velkommen og har professionelt personale, der har til opgave at hjælpe dem, betyder den store mængde poster, at det kun er begrænset at finde hjælpemidler: forskeren bliver nødt til at jage gennem store mængder dokumenter på jagt efter materiale, der er relevant for hans eller hendes særlige undersøgelse. Nogle poster kan være lukket for offentlig adgang af fortrolighedshensyn; og andre kan være skrevet i arkaisk håndskrift, på gamle eller fremmedsprog eller i teknisk terminologi. Arkivdokumenter blev generelt oprettet til øjeblikkelige praktiske eller administrative formål, ikke til gavn for fremtidige forskere, og yderligere kontekstuel forskning kan være nødvendig for at give mening om dem. Mange af disse udfordringer forværres, når optegnelserne stadig er i det genererende organs varetægt eller i private hænder, hvor ejere eller depotmænd måske ikke er villige til at give adgang til eksterne forespørgsler, og hvor det at finde aids kan være endnu mere rudimentært eller ikke-eksisterende.
Consulting archival materialsEdit
On-siteEdit
arkivmaterialer holdes normalt i lukkede stakke og ikke-cirkulerende. Brugere anmoder om at se specifikke materialer fra arkiverne og må kun konsultere dem på stedet. Efter at have fundet den relevante postplacering ved hjælp af et fundhjælpemiddel eller et andet opdagelsesværktøj, kan en bruger derefter blive nødt til at indsende anmodningen til arkiverne, såsom at bruge en anmodningsformular. Hvis et arkiv har en del af sine bedrifter placeret i en separat bygning eller et anlæg, det tager dage eller uger at hente materiale, kræver, at en bruger indsender deres anmodninger inden en konsultation på stedet.
et læsesal er et rum, normalt inden for eller i nærheden af arkivet, hvor brugerne kan konsultere arkivmaterialer under personalets tilsyn. Den unikke, skrøbelige eller følsomme karakter af nogle materialer kræver undertiden visse former for begrænsninger for deres brug, håndtering og/eller duplikering. Mange arkiver begrænser, hvilke slags genstande der kan bringes ind i et læsesal udefra, såsom blyanter, notesblokke, tasker, og endda tøj, for at beskytte mod tyveri eller risiko for skader på materialer. Der kan lægges yderligere begrænsninger på antallet af materialer, der kan konsulteres til enhver tid, såsom at begrænse en bruger til en kasse ad gangen og kræve, at alt materiale til enhver tid lægges fladt og synligt. Nogle arkiver leverer basale forsyninger, herunder skrotpapir og blyanter eller skumkiler til understøttelse af usædvanligt store materialer. Duplikeringstjenester kan være tilgængelige i arkivet, selvom politikkerne, omkostninger, og den krævede tid kan variere. I stigende grad giver arkiver også brugere mulighed for at bruge deres egne enheder, såsom håndholdte kameraer, mobiltelefoner og endda scannere, til at duplikere materialer. Brug af hvid eller enhver anden handske, mens den er populær i tv-programmer, er ikke nødvendigvis nødvendig til håndtering af arkivdokumenter på grund af bekymring for skrøbelighed i sider og tekst. De kan være nødvendige til håndtering af mængder med dårlige bindinger, hvis handskerne fjernes for de indvendige sider for at forhindre overførsel af snavs og andet materiale, og bør bruges ved håndtering af fotografier. Kontroller altid med arkivisten, om handsker er påkrævet eller ej.
arkiver kan også give adgang til indhold via mikrofilm (inklusive fiche og andre formater) på grund af det originale arkivs skrøbelighed eller Popularitet. Digitale kopier kan også leveres af samme grund. Før du beder om adgang til originalen, skal du sørge for, at de elementer, der er blevet omformateret, er egnede til den Brug, du har brug for. Årsager til at bede om adgang til originalt indhold kan omfatte behovet for at se et farvebillede (arkitektonisk perspektiv og højdetegninger, kort og planer osv.) eller af tilgængelighedsårsager (mindre visuel svimmelhed betragtes normalt ikke som en grund til adgang til originaler, da effekten kan mindskes ved langsommere gennemgang af filmen).
nogle materialer kan indeholde oplysninger, der vedrører privatlivets fred og fortrolighed for levende personer, såsom medicinske og studerendes optegnelser, og kræver særlig pleje. Materialer, der kan indeholde personligt identificerbare oplysninger, såsom CPR-numre eller Navne, skal håndteres korrekt, og et arkiv kan give redigerede kopier af materialer eller nægte adgang til materialer udelukkende på grund af privatlivets fred eller andre lovgivningsmæssige bekymringer.
Off-site og elektronisk materialeredit
flere og flere arkivmaterialer digitaliseres eller fødes-digitalt, så de kan få adgang til off-site via internettet eller andre netværkstjenester. Arkiver, der har digitalt materiale tilgængeligt for offentligheden, kan gøre deres beholdninger synlige for internetsøgemaskiner ved at dele eller udsætte deres elektroniske kataloger og/eller metadata ved hjælp af standarder som Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Nogle institutioner har onlineportaler, hvor brugerne frit kan få adgang til digitale materialer, der er stillet til rådighed af arkivet, f.eks. Regeringer og deres relaterede institutioner kan bruge disse “elektroniske” eller “virtuelle” læsesale til at uploade dokumenter og materialer, der er blevet anmodet om af offentligheden, f.eks.