der kommer et tidspunkt i enhver lille virksomhedsejers liv, når de ser på deres opgaveliste og indser, at de simpelthen ikke kan få det hele gjort. For mange e—mails til at besvare, for mange kunder til ombord, for mange marketingkampagner til at organisere-uanset hvad der er tilfældet, har du brug for hjælp. Gå ind: virtuelle assistenter.
virtuelle assistenter (VAs) er eksterne entreprenører, der kan påtage sig en række “ulige job” i din virksomhed. De kan fokusere på et bestemt sæt administrative opgaver, eller de kan tjene som en jack-of-all-trades. Uanset hvad vil delegering til en VA hjælpe dig med at vokse din virksomhed uden at brænde ud.
sådan ved du, om du har brug for en virtuel assistent
det kan være svært at identificere vippepunktet for hvornår man skal ansætte en virtuel assistent, men der er et par almindelige tegn på, at det er tid til at begynde at delegere:
-
du arbejder regelmæssigt i lange timer. Især hvis meget af din tid bruges på at udføre gentagne eller kedelige opgaver som at svare på kommentarer på sociale medier eller e-mails med kundeservice, kan du tænke på at delegere til en VA. Vi taler om mere end en dårlig uge her eller der—se efter mønstre af disse lange, kedelige timer, der sker i flere uger i træk.
-
du mister kunder eller klienter, fordi du ikke kan svare på e-mails rettidigt. Når du begynder at miste penge, fordi du ikke kan holde trit med din e-mail, har du absolut brug for hjælp. At miste kunder er ikke en mulighed for en voksende virksomhed.
-
du bruger din tid på opgaver med lavere værdi. Dette er din virksomhed, og du skal bruge din tid på at tilføje værdi til virksomheden på en måde, som kun du kan. Administrativt arbejde er en specifik færdighed, men det er en, du kan delegere. Din hjerne? Det kan ikke overføres.
-
du laver arbejde, du ikke kan lide. Hvis du nyde nogle af disse kedelige opgaver, så med alle midler holde sig til dem. De kan give dig energi eller udløse ideer, som du ellers ikke ville have. Men sørg for at du kan lide dit arbejde. At udføre opgaver, som du ikke kan lide, kan føre til udbrændthed, hvilket vil have en negativ indvirkning på din produktivitet—og din virksomhed.
eksempler på opgaver, du kan delegere til en VA:administration af sociale medier (normalt ikke strategi, men ting som at sende indhold, som du har oprettet eller oprette grundlæggende grafik til at gå sammen med kvidre)
besvare ofte stillede spørgsmål via e-mail
planlægning af aftaler
få tilbud fra en leverandør eller andre entreprenører
planlægning af blogindlæg (og sociale aktier for nævnte blogindlæg)
organisering af virtuelle filer i cloud storage for nem adgang
korrekturlæsning
opdatering af beholdning i din online butik
dette listen er på ingen måde udtømmende, men den skal give dig en ide om de forskellige opgaver, som en VA kan påtage sig.
kører tallene
din mentale sundhed er den vigtigste faktor her, men du driver en virksomhed, så du skal kigge på bundlinjen og veje det mod enhver forestående udbrændthed. Når det kommer til stykket, skal du være sikker på, at din assistent vil spare dig flere penge, end de vil koste.
Start med at spore din tid. Det er noget, du skal gøre alligevel: Det er en nem måde at få øje på ineffektivitet og se nøjagtigt, hvor din tid går—sammenlignet med hvor du tror, den går. Tjek vores liste over de bedste tidsregistreringsværktøjer for at komme i gang og finde det bedste valg til dig. Når du ved, hvor meget tid du bruger på hver opgave, er det tid til at lave matematik.
når du opretter en tidsregistreringsløsning, ønsker du ikke at blive for detaljeret med dine opgaver, men lige nok til at se mønstre. For eksempel kan du spore ting som “sociale medier” eller “presse og PR”, men du vil også have en generel “administrativ” kategori for ting som planlægning af aftaler eller opkald til leverandører. 1: du bruger seks til otte timer/uge på at håndtere kundespørgsmål via telefon og e-mail. Ved $22/time ville det koste dig $132-176 / uge for at outsource til en virtuel assistent. I de samme seks timer kan du gøre noget andet (fakturerbart klientarbejde, øget marketingindsats på Instagram, hvad der giver mening for din virksomhed), der ville gøre dig $300-400. I dette tilfælde viser tallene, at det at få en VA giver økonomisk mening for dig.2: du bruger tre timer / uge på at håndtere en administrativ opgave på højere niveau, der kræver en vis baggrundsviden om både branchen og din virksomhed/produkt (f.eks. Du bliver nødt til at finde en VA, der har det samme niveau af baggrundsviden, du gør (og betale højere satser i overensstemmelse hermed—sig $30-35/time), og du har ikke en umiddelbart rentabel opgave, du kunne gøre med den tid, du ville spare. I dette tilfælde er det ikke værd at ansætte en VA for dig—endnu. Når du har nok andre opgaver til at delegere, kan du aflevere dette, men for nu giver det mest økonomisk mening at fortsætte med at køre med dig selv.3: Du har analyseret dine timelogs og fundet ud af, at du bruger fem til syv timer/uge på administrativt arbejde. Du har omkring to til tre timers rentabelt arbejde, du kunne gøre i den tid, så du ville mere eller mindre bryde selv ved at ansætte en assistent. Dette er ofte den vanskeligste position at være i, da der ikke er nogen øjeblikkelig monetær gevinst at have. Hvis du hader administratorarbejdet og bare vil have det fra din tallerken, er det værd at ansætte en assistent—hvis bare for din ro i sindet og for at undgå udbrændthed. Det kan også være en god ide at ansætte en assistent nu, hvis du har en travl sæson, der kommer op om tre måneder: når den travle sæson rammer, har du din VA fuldt ombord. Hvis du dog nyder at bruge disse administrative opgaver til at afvikle i slutningen af en arbejdsdag, er det delegerende pres slukket.
Hvis matematikken ikke fungerer, hvordan du havde håbet, er der andre måder at komme i gang på. Se nedenfor på vores afsnit om automatisering for at komme i gang.
virtuel assistent vs. personlig assistent
Hvis du har bestemt, at du har brug for hjælp, er det stadig værd at beslutte: er en virtuel assistent vejen at gå? Nogle gange kan en personlig assistent være det, du leder efter. Her er et par ting, du skal overveje, når du træffer denne beslutning:
-
typer af opgaver: hvis din virksomhed involverer en masse pakning af varer til forsendelse eller kører lokale ærinder, har du brug for en personlig assistent.
-
din foretrukne form for kommunikation: hvis du er helt komfortabel med at kommunikere via SMS, e-mail, Slack og lejlighedsvis telefon-eller videoopkald, så vil en fjernbetjening VA gøre tricket. Hvis du finder ud af, at du trives med ansigt til ansigt-kommunikation, kan du have problemer med at styre en virtuel assistent.
-
tilgængelighed og omkostninger ved talent: afhængigt af hvor du bor, kan du muligvis ikke finde en lokal assistent med den færdighed, du har brug for. Alternativt kan du muligvis ikke have råd til en lokal assistent med den færdighed, du har brug for. Det ville være et godt tidspunkt at henvende sig til en VA.
Sådan finder du og ansætter en virtuel assistent
du ved, at du har brug for en VA, og du har en god ide om, hvilken slags arbejde de skal gøre for dig. Det næste trin: at finde nogen. At finde, ansætte og onboarding en entreprenør er en dybdegående proces, men her er nogle retningslinjer for at komme i gang.
hvor skal man lede efter en virtuel assistent
den bedste måde at finde en virtuel assistent på er at bede dit netværk om henvisninger. Ligesom med enhver position er folk, der kommer med en anbefaling, meget mere tilbøjelige til at have det, du leder efter. Start med at sende på LinkedIn, samt eventuelle Slack eller Facebook grupper for virksomhedsejere. Sørg for at medtage de slags opgaver, du leder efter hjælp til, og hvilken slags virksomhed du kører. Jo mere specifik du er, jo bedre kvalitet af henvisninger folk kan sende dig.
Hvis du ikke kan ansætte gennem henvisninger, er der nogle andre muligheder:
brug en virtuel assistenttjeneste.
virtuelle assistenttjenester er dybest set onlinebureauer for virtuelle assistenter. Det betyder, at du ikke behøver at købe assistenten selv, hvilket kan spare dig lidt tid. Ulempen er selvfølgelig, at du er mindre tilbøjelig til at få nogen specialiseret i din specifikke type forretningsmodel eller branche.
-
Sirtual er målrettet specifikt mod iværksættere og fagfolk. Planer starter ved $398 / måned for 12 timers opgaver fra en amerikansk baseret, universitetsuddannet assistent.
-
UAssistMe er mere overkommelig, men har mere fokus på strengt administrativt arbejde (e.g., bogholderi, kundeservice, transskriptioner og e-mail management). Planer starter ved $299 / måned for 20 timers opgaver.
brug en generel freelance markedsplads.
Freelance markedspladser giver entreprenører mulighed for i det væsentlige at pitche deres arbejde til dig. Du kan sende de opgaver, du har brug for udført, og folk vil svare med deres oplysninger og priser. Brug af en markedsplads kan åbne dig for mange kvalificerede entreprenører, men det kommer med en ulempe: du bliver nødt til at Sile gennem et stort antal applikationer, mange af dem ikke så store. (Populære indlæg vil få alt fra 25 til 100 bud, og nogle gange mere). Du er også tvunget til at gennemgå virksomhedens meddelelsessystem og faktureringsværktøjer, fordi entreprenører straffes for at flytte uden for det indbyggede system. Det faktum, at entreprenører skal redegøre for de gebyrer, som markedspladsen opkræver dem, betyder ofte, at du kan få bedre priser andre steder.
-
Guru Har over tre millioner entreprenører over hele verden, der dækker en bred vifte af færdigheder. Gurus betalingsmuligheder inkluderer betaling efter opgave, efter milepæl eller time; eller du kan betale på en tilbagevendende tidsplan, som kunne fungere godt for en løbende entreprenør arrangement.
-
Task Pigeon virtuelle assistent markedsplads er en udløber af sin generelle opgave markedsplads. Selvom dette ikke er den primære forretning for Task Pigeon, får du pålideligheden af et betroet opgavestyringsteam, der undersøger assistenterne. Til betaling skal du forudkøbe timer og derefter angive, hvad dine behov er.
-
PeoplePerHour giver dig mulighed for at sende et job eller gennemse eksisterende freelancere, og talentpuljen dækker en bred vifte af professionelle tjenester, fra design til internetudvikling til administrativt arbejde. Prisfastsættelsen er enten hver time eller fast, afhængigt af projektet.
-
Freelancer er lidt mere rettet mod specialiserede freelancere (tænk designere, tekstforfattere osv.), så det er et godt sted at gå, hvis du leder efter nogen med en bestemt baggrund. Betalingsmuligheder inkluderer milepælsbetalinger eller betalinger efter afslutning.
Redaktørens note: Mens VAs normalt bruges af iværksættere, fagfolk og små teams, kan du bruge en til både dit professionelle og personlige liv. Apps som FancyHands og TaskRabbit dækker både professionelle og personlige opgaver.
hvad du kan forvente at betale for en virtuel assistent
som med de fleste erhverv er satser for VAs overalt på kortet. Her er et par ting, du skal huske på, mens du kigger på virtuelle assistenter og deres priser:
type arbejde: hvis du kigger på administrativt arbejde på indgangsniveau (e-mail-styring, grundlæggende kundeservice osv.), vil du sandsynligvis betale $15-25 / time. Hvis du leder efter opgaver på højere niveau (Projektledelse, indholdsstrategi osv.), du kunne se på $50 / time eller mere. Uarbejde har bogført deres gennemsnitlige satser for forskellige opgaver, som kan hjælpe dig med at få et bedre skøn.
hastighed: Husk, når du ser på timepriser, at nogle mennesker arbejder hurtigere end andre. En person, der opkræver $50/time, kan gennemføre et projekt tre gange hurtigere—og med samme kvalitet—som en person, der opkræver $25/time, hvilket gør det mere økonomisk gavnligt for dig. Lad dig ikke narre af ultra-lave timepriser.
Pro tip: at betale hver time kan være dicey. Hvis det er muligt, foreslår vi at betale pr. Hurtige medarbejdere vil gavne, og du vil vide præcis, hvad det vil koste dig, før du starter.
oplevelsesniveau: Tag højde for VA ‘ s oplevelsesniveau. Det kan være fristende at gå efter den billigste løsning, du finder, men omfattende erfaring kan være forskellen mellem kvalitetsarbejde og arbejde, som du ender med at skulle gentage dig selv.
kundeudtalelser: Kig på klient testimonials på VA hjemmeside og / eller deres LinkedIn anbefalinger, og bede om et par klient referencer til at nå ud til via e-mail. Hvis nogen ikke er i stand til at sætte dig i kontakt med mindst to eller tre personer, som de har arbejdet for før, kan det betyde, at de ved, at de ikke ville modtage nogen glødende anbefalinger.
mange omkostningsbevidste virksomhedsejere arbejder med internationale assistenter-gennem markedspladser som Virtual Valley og outsourcet, hovedsageligt fordi timepriserne har tendens til at være billigere. Beslutningen er op til dig, men husk, at store tidsforskelle og eventuelle sprogbarrierer kan bremse processen og koste dig mere, end den billigere pris sparer dig til at begynde med.
gør dig klar til at delegere
før din nye VA starter, skal du være forberedt på to typer dokumentation, der gør onboarding-og delegationsprocessen lettere.
standardoperationsprocedurer
standardoperationsprocedurer (SOP ‘ er) er i det væsentlige vejledninger til de opgaver, du beder assistenten om at tackle. De skal give assistenten alle de oplysninger, de har brug for for at kunne få arbejdet gjort.
Du kan selvfølgelig skrive det op i et dokument, men vi vil foreslå at starte med en screencast. Hvis du registrerer dig selv, mens du udfører opgaven, kan du sikre dig, at der ikke er nogen ubesvarede trin i dokumentationen. Hvis du skriver noget ud fra hukommelsen, er det let at gå glip af de små detaljer.
-
Jing er gratis og hurtig at sætte op. Når du har optaget din screencast, kan du uploade den til deres server og få en screencast.com link til at sende til din assistent-eller du kan hente det som en fil. Jing har en frist på fem minutter, men hvis du for det meste vil lave hurtige screencasts-og ikke ønsker at betale for tjenesten—er det dit bedste valg.
-
Snagit giver dig mulighed for at tilføje kommentarer til dine videoer for ekstra klarhed. Hvis du har komplicerede opgaver, der tager mere end et par minutter at forklare, eller du vil være i stand til at fremhæve bestemte dele af skærmen eller tilføje signaler på skærmen, er dette en god mulighed. Prissætning: $49.95 uden tidsbegrænsning for screencasting.
når du har lavet screencast, kan du vælge at transkribere instruktionerne, hvis du også gerne vil have det skriftligt. (Det er værd at spørge din assistent, om det ville være gavnligt for dem.) Glem ikke at placere links til alle screencasts i en Google Drev-mappe eller Evernote-notesbog og del det med assistenten, så de let kan søge.
skabeloner
Hvis du ikke allerede har skabeloner til dit arbejde, skal du starte dokumentationsprocessen. Du bør også give din nye assistent eksempler på udfyldte skabeloner, så de bedre kan forstå din kommunikationsstil, når de interagerer med eksterne parter.
oprettelse af SOP ‘ er og skabeloner vil gøre meget for at fremskynde onboardingprocessen for en ny assistent, men det er vigtigt at have realistiske forventninger. Selv hvis du arbejder med en kompetent professionel, kan det ofte tage omkring en måned (eller længere, afhængigt af kompleksiteten i din virksomhed og de opgaver, der er ved hånden) for nogen at komme op i fart. Medmindre der er alvorlige røde flag—som flere ubesvarede frister eller manglende kommunikation—giv det en måned eller to, før du begynder at lede efter en anden assistent.
brug af automatisering som din VA
efter nøje overvejelse kan du beslutte, at du ikke er helt klar til at ansætte en virtuel assistent, enten fordi det ikke giver økonomisk mening, eller fordi du ikke har helt nok til at delegere. Eller måske skal du straks tage noget arbejde af din tallerken, mens du leder efter en assistent. Uanset hvad er automatisering af dine processer et godt sted at starte.kan automatisere næsten enhver proces, men her er et par færdige forslag til opgaver, som du ellers kan aflevere til en VA.
-
Tilføj automatisk dine blogindlæg til sociale medier.
-
Strømlin din nye klient onboarding proces.
-
Opdater beholdning uden manuel dataindtastning.
at ansætte en virtuel assistent er et stort engagement, men det kan betale sig i spar, både økonomisk og mentalt. Hvis du gør din forskning, ansætter godt og lægger grunden, vil du blive sat op til succes. Og når din nye VA er i gang, har du mere tid og energi til at bruge på de ting, der betyder mest for dig og din virksomhed.
Heltebillede fra FirmBee via . Billede af to personer med notesbøger fra rawpixel.com via Peksel.