e-mail-kommunikation startede i 1971, da Ray Tomlinson sendte den første e-mail til sig selv. Mens denne teknologi allerede er 43 år gammel, sendes milliarder af e-mails hver dag. Nogle gange læser og sender vi dagligt flere e-mails end at møde rigtige mennesker. Ikke desto mindre begår vi i e-mail-kommunikation de samme fejl, som vi bør undgå for vores eget bedste. Så hvordan kan vi forbedre vores e-mails?
nedenfor er 10 tips til effektiv e-mail-kommunikation:
vær klar og kortfattet
de fleste mennesker har for lidt tid på dagen til at læse og svare på e-mails. E-mailens krop skal være informativ og direkte. Hold dine e-mails korte og klare, din læser vil sætte pris på det. Overvej at bruge punktopstillinger eller skrive en separat e-mail for hvert emne, du har brug for for at kommunikere med nogen.
husk: lange e-mails suger livet ud af mennesker.
vær høflig
medmindre du er på god fod med nogen, skal du undgå uformelt sprog, jargon, slang og upassende forkortelser. Tænk på, hvordan din e-mail “føles” følelsesmæssigt. Hvis dine følelser kunne misforstås, skal du finde en anden måde, hvordan du sætter dine ord på. Vær venlig, respektfuld og taknemmelig.
vil du vide, hvornår du skal bruge en Afslappet, Formel, seriøs eller venlig tone?
brug en klar emnelinje
på grundlag af en emnelinje folk beslutter, om de vil åbne en e-mail eller ej. Mange mennesker modtager en enorm mængde e-mails, det er vigtigt at beskrive, hvad læseren finder inde.
Vær opmærksom på stavning og grammatik
Dette er en nem måde at vise, at du holder af. Prøv at læse din besked højt for at hjælpe dig med at fange grammatikfejl eller ubelejlig formulering, som du ellers måske går glip af.
husk e-mail er aldrig privat
din besked kan videresendes til andre mennesker uden din viden. Hvis dine oplysninger er meget fortrolige, skal du sørge for, at de kommer til den rigtige person.
Sæt dit hovedpunkt i begyndelsen
Hvis du besvarer et spørgsmål i en persons e-mail, skal du sætte svaret nær begyndelsen. De fleste mennesker kan ikke lide at læse lange afsnit for at få hovedpunktet i slutningen af meddelelsen.
brug svartasten
Medtag den forrige meddelelse, når du besvarer en e-mail. Start ikke en ny e-mail. Denne praksis sparer din tid og din modtagers tid.
vær miljøvenlig
undgå at udskrive e-mails, når det er muligt. Du vil være i stand til at holde din kommunikation bedre organiseret og desuden gemme træer.
undgå råben
brug ikke alle hætter, det indebærer råben. Det er også sværere at læse indtastede bogstaver, der alle har samme størrelse, så giv dine læsere en pause.
Medtag din signatur
Gem dig ikke bag en e-mail og medtag dit navn. Luk din besked med “Med venlig hilsen”, “hilsen” eller “alt det bedste” afhængigt af situationen. Glem ikke at skrive navnet på et firma under dit navn.
indse, at når din besked er sendt, er det umuligt at huske. Ved at sende den forkerte besked til nogen kan du skade og ødelægge din virksomhed eller karriere. Kontroller altid din besked og modtagerlinjen, inden du sender en e-mail.
Bonus tip: Brug en e-mail-skabelon!
Spar tid på at skabe smukke e-mail-kampagner ved at bruge tilpasses e-mail skabeloner, der vises korrekt på alle enheder!
Opret fantastiske skabeloner