najměte si virtuálního asistenta a začněte delegovat

v životě každého majitele malé firmy přichází čas, když se podívají na svůj seznam úkolů a uvědomí si, že to prostě nemohou udělat. Příliš mnoho e-mailů na odpověď, příliš mnoho klientů na palubě, příliš mnoho marketingových kampaní na organizaci-v každém případě potřebujete pomoc. Vstoupit: virtuální asistenti.

virtuální asistenti (VAs) jsou vzdálení dodavatelé, kteří mohou ve vašem podnikání převzít řadu „drobných úloh“. Mohou se zaměřit na jednu konkrétní sadu administrativních úkolů, nebo mohou sloužit jako jack-of-all-trades. Ať tak či onak, delegování na VA vám pomůže růst vašeho podnikání bez vyhoření.

Jak poznat, Jestli Potřebujete Virtuální Asistentka

To může být těžké určit bod zvratu při najmout virtuální asistentka, ale tam jsou některé společné znaky, že je čas začít delegování:

• pracujete dlouhé hodiny na pravidelném základě. Zejména pokud se hodně váš čas strávený dělá opakující se nebo nudné úkoly, jako odpověď na sociální média komentáře nebo zákaznický servis e-maily, budete možná chtít přemýšlet o delegování na VA. Mluvíme o více než jednom špatném týdnu sem nebo tam-hledejte vzory těchto dlouhých, nudné hodiny se dějí několik týdnů v řadě.

• ztrácíte zákazníky nebo klienty, protože nemůžete včas reagovat na e-maily. Jakmile začnete ztrácet peníze, protože nemůžete držet krok se svým e-mailem, absolutně potřebujete pomoc. Ztráta klientů není volbou pro rostoucí podnikání.

• trávíte čas úkoly s nižší hodnotou. Toto je vaše společnost, a měli byste trávit čas přidáváním hodnoty společnosti způsobem, který můžete jen vy. Administrativní práce je specifická sada dovedností, ale je to ta, kterou můžete delegovat. Tvůj mozek? To je nepřenosné.

• děláte práci, která se vám nelíbí. Pokud se vám některé z těchto únavných úkolů líbí, pak se s nimi všemi prostředky držte. Mohou vás povzbudit nebo vyvolat nápady, které byste jinak neměli. Ale ujistěte se, že se vám vaše práce líbí. Dělat úkoly, které se vám nelíbí, může vést k vyhoření—což bude mít negativní dopad na vaši produktivitu – a vaše podnikání.

Běžecké čísla

Vaše duševní zdraví je nejdůležitější faktor, ale ty jsou podnikání, takže je třeba se podívat na spodním řádku a zváží, že proti hrozící vyhoření. Když na to přijde, musíte si být jisti, že váš asistent vám ušetří více peněz, než budou stát.

začněte sledováním času. To je něco, co byste měli dělat stejně: Je to snadný způsob, jak zjistit neefektivitu a přesně zjistit, kam váš čas směřuje-ve srovnání s tím, kam si myslíte, že jde. Podívejte se na náš seznam nejlepších nástrojů pro sledování času, abyste mohli začít a najít tu nejlepší volbu pro vás. Jakmile víte, kolik času trávíte na každém úkolu, je čas udělat nějakou matematiku.

Scénář # 1: strávíte šest až osm hodin týdně řešením dotazů zákazníků telefonicky a e-mailem. Při $ 22 / hod by vás to stálo $ 132-176 / týden outsourcing virtuálního asistenta. Ve stejném šest hodin, jste mohli dělat něco jiného (zúčtovatelné práce s klienty, zvýšit marketingové úsilí na Instagram, co má smysl pro vaše podnikání), které by vás $300-400. V tomto případě čísla ukazují, že získání VA má pro vás finanční smysl.

scénář # 2: strávíte tři hodiny / týden jednáním s administrativním úkolem vyšší úrovně, který vyžaduje určité základní znalosti o oboru i vaší firmě / produktu(např. Musel bys najít VA, který má stejnou úroveň znalostí jako vy (a platit vyšší sazby odpovídajícím způsobem—řekněme, $30-35/hodina), a nemáte okamžitě ziskové úkol byste mohli dělat s časem, který bych mohl ušetřit. V tomto případě Vám pronájem VA nestojí za to—zatím. Jakmile budete mít dostatek dalších úkolů delegovat, můžete předat tento off, ale teď to dává největší finanční smysl, aby přepravní podél sebe.

scénář # 3: analyzovali jste své časové záznamy a zjistili jste, že trávíte pět až sedm hodin týdně administrativní prací. Máte kolem dvou až tří hodin ziskové práce, kterou byste mohli dělat v tomto množství času, takže byste se víceméně lámali i tím, že najmete asistenta. Toto je často nejsložitější pozice, protože neexistuje okamžitý peněžní zisk. Pokud nenávidíte práci administrátora a chcete ji jen z talíře, pronájem asistenta stojí za to-i když jen pro váš klid a vyhoření. Může být také dobrý nápad najmout si asistenta, pokud máte za tři měsíce rušnou sezónu: v době, kdy zasáhne rušná sezóna, budete mít VA plně na palubě. Li, nicméně, rádi používáte tyto administrativní úkoly k ukončení na konci pracovního dne, pak je delegační tlak vypnutý.

Virtuální asistentka vs. osobní asistent

Pokud jste zjistili, že potřebujete pomoc, je to stále stojí za to rozhodování: Je virtuální asistentka způsob, jak jít? Někdy, osobní asistent může být to, co hledáte. Zde je několik věcí, aby zvážila při rozhodování, že rozhodnutí:

• Typy úkolů: Pokud vaše podnikání zahrnuje mnoho balení artiklů pro expedici nebo běží místní pochůzky, pak budete potřebovat osobní asistent.

• Vaše preferovaná forma komunikace: Pokud jste úplně pohodlně komunikovat prostřednictvím textové zprávy, e-mail, Slack, a občas telefon nebo videohovor, pak vzdálené VA bude stačit. Pokud zjistíte, že se vám daří s osobní komunikací, můžete mít potíže se správou virtuálního asistenta.

• Dostupnost a cenu talent: v Závislosti na tom, kde žijete, nemusí být schopni najít místní asistent s skillset, které požadujete. Alternativně, možná si nebudete moci dovolit místního asistenta s požadovanou sadou dovedností. To by byl dobrý čas obrátit se na VA.

jak najít a najmout virtuálního asistenta

víte, že potřebujete VA a máte docela dobrou představu o tom, jakou práci by pro vás měli dělat. Další krok: najít někoho. Nález, pronájem, a onboarding dodavatele je hloubkový proces, ale zde je několik pokynů, jak začít.

kde hledat virtuálního asistenta

nejlepší způsob, jak najít virtuálního asistenta, je požádat síť o doporučení. Stejně jako u jakékoli pozice, lidé, kteří přicházejí s doporučením, mají mnohem větší pravděpodobnost, že budou mít to, co hledáte. Začněte zveřejněním na LinkedIn, stejně jako jakékoli skupiny Slack nebo Facebook pro majitele firem. Nezapomeňte zahrnout druhy úkolů, se kterými hledáte pomoc a jaký druh podnikání provozujete. Čím konkrétnější jste, tím lepší kvalita doporučení vám lidé mohou poslat.

Pokud nejste schopni najmout prostřednictvím doporučení, zde jsou některé další možnosti:

použijte službu virtuálního asistenta.

služby virtuálních asistentů jsou v podstatě online agentury pro virtuální asistenty. To znamená, že nemusíte získávat asistenta sami, což vám může ušetřit čas. Nevýhodou je samozřejmě to, že je méně pravděpodobné, že získáte někoho specializovaného na váš konkrétní typ obchodního modelu nebo odvětví.

• Zirtual je zaměřen konkrétně na podnikatele a profesionály. Plány začínají na $ 398 / měsíc za 12 hodin úkolů od amerického, vysokoškolsky vzdělaného asistenta.

• UAssistMe je cenově dostupnější, ale více se zaměřuje na přísně administrativní práci (e .g., vedení účetnictví, zákaznický servis, přepisy a správa e-mailů). Plány začínají na 299 $ / měsíc po dobu 20 hodin úkolů.

použijte obecný nezávislý trh.

nezávislá tržiště umožňují dodavatelům v podstatě prezentovat svou práci vám. Můžete psát úkoly, které potřebujete udělat, a lidé budou reagovat s jejich informací a sazeb. Použití tržiště vás může otevřít mnoha kvalifikovaným dodavatelům, ale to má nevýhodu: budete muset prosít obrovské množství aplikací, mnoho z nich není tak skvělé. (Populární příspěvky se dostanou kdekoli od 25 do 100 nabídek a někdy i více). Jste také nuceni projít systémem zasílání zpráv a fakturačními nástroji společnosti, protože dodavatelé jsou penalizováni za pohyb mimo vestavěný systém. Skutečnost, že dodavatelé musí odpovídat za poplatky, které jim tržiště účtuje, často znamená, že můžete získat lepší sazby jinde.

• Guru má více než tři miliony dodavatelů po celém světě, které pokrývají širokou škálu skillsets. Možnosti platby Guru zahrnují placení podle úkolu, podle milníku nebo hodinové; nebo můžete platit na opakující se plán, který by mohl fungovat dobře pro probíhající dohody dodavatele.

• Task Pigeon virtual assistant marketplace je odnož jeho general task marketplace. I když to není primární podnikání Úkolem Holub, dostanete spolehlivost z důvěryhodné úkolem vedení týmu prověřování asistentů. Za platbu si předem zakoupíte hodiny a poté určíte, jaké jsou vaše potřeby.

• PeoplePerHour umožňuje po práci nebo procházet existující volné noze, a talentů zahrnuje širokou škálu profesionálních služeb, od návrhu až po vývoj webových aplikací na administrativní práce. Ceny jsou buď hodinové nebo pevné, v závislosti na projektu.

• Freelancer je o něco více zaměřen na specializované freelancery (myslím designéry, copywritery atd.), takže je to skvělé místo, kam jít, pokud hledáte někoho s konkrétním zázemím. Platební možnosti zahrnují milníkové platby nebo platby po dokončení.

co můžete očekávat, že zaplatíte za virtuálního asistenta

stejně jako u většiny profesí jsou sazby za VAs po celé mapě. Zde je několik věcí, třeba mít na paměti, když se díváte na virtuální asistenti a jejich ceny:

Typ práce: Pokud se díváte na entry-level administrativní práce (správa e-mailové pošty, základní zákaznický servis, atd.), budete pravděpodobně platit $ 15-25 / hodina . Pokud hledáte úkoly vyšší úrovně (řízení projektů, obsahová strategie atd.), můžete se dívat na $ 50 / hodinu nebo více. Upwork zveřejnil své průměrné sazby pro různé úkoly, což vám může pomoci získat lepší odhad.

rychlost: při pohledu na hodinové sazby mějte na paměti, že někteří lidé pracují rychleji než jiní. Někdo, kdo účtuje $ 50 / hod, může dokončit projekt třikrát rychleji-a ve stejné kvalitě – jako někdo, kdo účtuje $ 25 / hod, což je pro vás finančně výhodnější. Nenechte se zmást ultra nízkými hodinovými sazbami.

úroveň zkušeností: vezměte v úvahu úroveň zkušeností VA. Mohlo by být lákavé jít za nejlevnější možnost, kterou najdete, ale rozsáhlé zkušenosti mohou být rozdílem mezi kvalitní prací a prací, kterou nakonec budete muset znovu provést.

reference klientů: Podívejte se na ohlasy klientů na VA webové stránky a/nebo jejich LinkedIn doporučení, a zeptat se na pár klienta odkazy oslovit prostřednictvím e-mailu. Pokud vás někdo nedokáže spojit s alespoň dvěma nebo třemi lidmi, pro které dříve pracoval, mohlo by to znamenat, že vědí, že by nedostali žádná zářící doporučení.

chystá delegovat

Před vaše nová VA začíná, měli byste být připraveni s dvěma typy dokumentace, které bude onboarding a delegování proces jednodušší.

standardní provozní postupy

standardní provozní postupy (Sop) jsou v podstatě návody k úkolům, které budete žádat asistenta řešit. Měli by dát asistentovi všechny informace, které potřebují, aby mohli práci dokončit.

můžete to samozřejmě napsat do dokumentu, ale doporučujeme začít s screencastem. Pokud se zaznamenáte při dokončení úkolu, můžete se ujistit, že v dokumentaci nebudou žádné zmeškané kroky. Pokud píšete něco z paměti, je snadné vynechat malé detaily.

• Jing je zdarma a rychle nastavit. Jakmile nahrajete svůj screencast, můžete jej nahrát na jejich server a získat screencast.com odkaz poslat svému asistentovi-nebo si jej můžete stáhnout jako soubor. Jing má pětiminutový časový limit—ale pokud si většinou chcete udělat rychlé screencasty-a nechcete platit za službu-je to vaše nejlepší volba.

• Snagit vám dává možnost přidat poznámky k vašim videím pro větší přehlednost. Pokud máte komplikované úkoly, které budou trvat déle než několik minut, nebo chcete být schopni zvýraznit konkrétní části obrazovky nebo přidat narážky na obrazovku, je to dobrá volba. Ceny: $ 49.95 bez časového omezení screencasting.

jakmile vytvoříte screencast, můžete se rozhodnout přepsat pokyny, pokud je chcete mít také písemně. (Stojí za to se zeptat svého asistenta, zda by to pro ně bylo prospěšné.) Nezapomeňte umístit odkazy na všechny screencasty do složky Disku Google nebo notebooku Evernote a sdílet je s asistentem, aby mohli snadno vyhledávat.

šablony

Pokud ještě nemáte šablony pro svou práci, budete chtít zahájit proces dokumentace. Měli byste také poskytnout svému novému asistentovi příklady vyplněných šablon, aby lépe porozuměli vašemu komunikačnímu stylu při propojení s externími stranami.

Použití Automatizace, jak Váš VA

Po pečlivém zvážení, můžete se rozhodnout, že si nejste zcela připraveni najmout virtuální asistentka, a to buď, protože to nemá smysl finanční, nebo proto, že nemáte dost, aby delegát. Nebo možná budete muset vzít nějakou práci z talíře okamžitě, když hledáte asistenta. Ať tak či onak, automatizace procesů je dobrým místem pro začátek.

Zapier může automatizovat téměř jakýkoli proces, ale zde je několik hotových návrhů na úkoly, které byste jinak mohli předat VA.

• automaticky přidejte své blogové příspěvky na sociální média.

Zjednodušte proces nástupu nového klienta.

• Aktualizujte inventář bez ručního zadávání dat.

pronájem virtuálního asistenta je velký závazek, ale může se vyplatit v piky, a to jak finančně, tak psychicky. Pokud uděláte svůj výzkum, najmete dobře a položíte základy, budete připraveni na úspěch. A jakmile je vaše nová VA v provozu, budete mít více času a energie, abyste strávili věci, na kterých vám a vašemu podnikání nejvíce záleží.

obrázek hrdiny z FirmBee přes . Obrázek dvou lidí s notebooky z rawpixel.com přes Pexely.