Pokud vlastníte malou firmu, dříve nebo později budete muset sledovat každodenní výdaje vaší společnosti, když budujete svůj podnik od základů.
při prvním spuštění se může zdát zbytečné, protože vaše menší kapitálové výdaje se mohou zdát nepodložené a mají malý vliv na vaše podnikání. Ale čím dříve začnete udržovat zprávu o obchodních výdajích v pravidelném intervalu, tím méně práce musíte udělat během daňové sezóny a v době, kdy je váš provozní kapitál nízký.
co je zpráva o obchodních výdajích?
je-Li název je jakékoliv označení, obchodní úkor zpráv se zdá, jako by se sledovat každý cent, který strávíte při běhu vaší společnosti, ale zároveň, že je do jisté míry pravda, že je to přesně to, co oni jsou. Výdaje jsou v podstatě formy, které se shodují se všechny peníze vynaložené na cestování, stravování, ubytování, školení, další výdaje, a zábavy, které zaměstnanec nebo majitel firmy koupí z vlastní kapsy ve srovnání s použitím dříve diety.
Formulář nebo zpráva se vyplňuje pravidelně (obvykle měsíčně nebo čtvrtletně), poté se předkládá účetnímu společnosti, oddělení závazků nebo vlastníkovi. Jakmile jsou výdaje odůvodněny potvrzením o nákupu a schválením společnosti, je osobě, která zprávu podala, zaslán šek na náhradu vzniklých výdajů.
Důvody, proč Byste měli Používat Obchodní Náklady Zpráva
zprávy o Výdajích může být únavné fuška, ale nakonec slouží nejlepším zájmům společnosti v případě finančního sporu nebo auditu. Pravidelným podáním těchto zpráv můžete zajistit, že vy a vaši zaměstnanci řádně rozpočtujete výdaje nezbytné k udržení vaší firmy finančně zabezpečené, stejně jako udržování morálky a dobré vůle společnosti.
žádný zaměstnanec (nebo majitel firmy) by nikdy nechtěl použít své osobní prostředky k práci, kterou jsou najati za plat. Vedení a podání zprávy o výdajích tedy ponechává všechny strany zapojené do lepší finanční situace, než umožnit, aby tyto náklady převzal zaměstnanec nebo majitel místo společnosti.
Pokud jste solopreneur nebo pokud provozujete mikropodnik, zprávy o výdajích se mohou zdát hloupé, ale opět jsou pro vaši společnost stejně důležité jako pro zaměstnance ve společnosti jako Apple nebo Disney. Sledování, kde jste utrácet své finanční prostředky, aby se zapojily do vaší malé firmy je profesionální aktivity jsou součástí vašeho podnikání je daňové kontroly a měly by být použity při podání daně přesně účet za to, kolik peněz vaše firma utratila v průběhu celého roku.
Jak Vytvořit Zprávu o Výdajích, Které je na Míru pro Vaše Podnikání
Jednotlivá odvětví může diktovat, co se vaší malé firmy náklady zpráva musí obsahovat na základě jaké náklady jsou standardní pro vaši firmu k podnikání. Například, pokud počet vašich zaměstnanců jsou v prodeji, a očekává se, že občas si potenciál a založil klienty na oběd nebo večeři, vaše podnikání zprávy o výdajích formulář by měl odrážet příležitost pro prodej člen týmu předložit účtenku za jídlo a zábavu a detaily úkor snadno tak, že mohou být proplaceny částky vynaložené jídlem a pitím klienta. Vstup nebo kód pro jídlo by proto měl být standardní ve formuláři zprávy o výdajích vaší společnosti.
dalším příkladem efektivního přizpůsobení zpráv o výdajích vaší malé firmy pro vaše potřeby je umožnit kód nebo záznam věnovaný poplatkům za školení nebo konferenci. V mnoha průmyslových odvětvích je dnes nutné zůstat na vrcholu nových technologií, brainstormingu think-tanků nebo obnovení certifikace, aby zůstala konkurenceschopná. Pokud vaše společnost nemá pravidelně účtu pro takové akce a workshopy v ročním rozpočtu, pak, včetně toho, že možnost na vlastní náklady zpráva o proplacení je výhodná a rozumná volba.
šablony nebo ukázky obecných zpráv o obchodních výdajích lze snadno najít online, ale každá malá firma je jedinečná a měli byste se pokusit upravit šablony tak, aby odrážely vaše konkrétní obchodní potřeby. Někdy jsou tyto šablony pouze ve formátu tištěného papíru a jiné jsou všechny digitální. Ať tak či onak, nezapomeňte se ujistit, že všechny náklady požadované k úhradě jsou podporovány fakturou nebo potvrzením. To není jen zdravé opatření pro vaše účetní soubory, ale může být také zapotřebí, pokud je nutná daňová kontrola.
Pokud jste nikdy použity zprávy o výdajích před a nelze určit, zda chcete použít papírové podobě nebo on-line možnost, začít s papírem zprávu, až se dostanete ve zvyku naplnění jednoho z před přechodu na cloudové služby nebo digitální aplikace.
příklad základní small business expense report je uvedeno níže:
Tato šablona může být zjednodušující, ale zachycuje minimálně to, co vaše společnost je na úkor zpráv by mělo být sledování, a může být snadno upraven tak, aby zahrnovala více kategorií nebo různých akcí. Zaměstnanci, kteří často cestují na konference, pobavit klienty, nebo se zapojit do několika vzdělávacích seminářů a zasedání ročně by měl být schopen zadávat všechny své informace na měsíc (nebo déle) na každém formuláři.
Pokud je výše uvedená šablona příliš základní, jednoduché online vyhledávání může odhalit velký výběr možností papírových a digitálních výkazů výdajů. Pokud máte zájem o cloud-based náklady zpráva sledovací služby, společnosti, jako je Procurify, Zoho Expense, a Rydoo nabídnout populární systémy, které úkor nahrávání jednoduché a intuitivní.
Jak se Daňové Kontroly Vaší Malé firmy
majitelé Malých podniků by bylo moudré začít používat zprávy o výdajích, jakmile jsou schopni v procesu, jak se dostat jejich společnosti ze země. Kromě poskytování vás s možností sledovat, kde se vaše malé firmy je peněz v daném okamžiku, že vám umožní připravit se na daňové období a zůstat před audit, stejně jako zajišťuje, zaměstnanci mají pocit, oceňují, že zná jejich společnosti je pokrytí nákladů, které vznikly, když byly zaměřené na jejich práci.
úspěšná společnost je taková, kde je fiskální kontrola pevně zajištěna v rukou vlastníka firmy a zavedený systém hlášení obchodních výdajů vám to může pomoci dosáhnout.