psaní dopisu sto lety byl ekvivalent sedět s někým v tiché místnosti a mluvit tváří v tvář, psaní e-mailu, dnes je to jako křičet na někoho přes hlučné křižovatky, když spěchají na schůzku.
všichni jsou přetíženi a přetíženi.
každý je přetížen a přetížen. Žijeme ve stavu neustálého částečnou pozornost, jak jsme se přesunout obratně a zpět mezi e-mailu, textové zprávy, sociální média a web. E-mail, který odešlete, není jen soutěží s jiným e-mailem o něčí pozornost; soutěží se vším.
kurzy jsou, váš e-mail bude číst na telefonu, stejně jako více než 50 procent e-mailů. Budeme sbírat a čalounění našich schránek na cestách, reagovat na naléhavé položky a ochabující, méně naléhavé položky, které mají být se vrátil, když jsme zpět na naše stoly.
to znamená, že váš e-mail bude s největší pravděpodobností stráven v rychlém pohledu, zatímco přijímač je na svém telefonu, poletující tam a zpět mezi jinými úkoly. V nejlepším případě vaše korespondence dostane rychlý záblesk jejich pozornosti. Pokud je to v tomto letmém pohledu považováno za přesvědčivé, pravděpodobně se k němu vrátí později. Udělejte špatný první dojem, ačkoli, a je konec hry ještě předtím, než začnete.
naše informační mozky vyžadují nový přístup k e-mailu. Když jsou všichni zaneprázdněni, respektovat svůj čas-tím, že se toho chopíte co nejméně—je klíčovým způsobem, jak přimět lidi, aby věnovali pozornost. Při psaní e-mailu to znamená být jasné, stručné a žalovatelné. Lze toho dosáhnout pomocí několika jednoduchých strategií:
Tento příspěvek je výňatek z knihy Odhlásit: Jak Zabít E-mail Úzkosti, Vyhnout se Rozptýlení, a Získat Skutečnou Práci, tím, že Jocelyn K. Glei.
olovo s dotazem.
Přemýšlejte o tom, co se objeví v náhledu dvouřádkové zprávy, kterou příjemce uvidí při procházení doručené pošty: upoutá její pozornost?
Aniž by náhlé nebo ctižádostivý, je důležité, aby vaše zeptat na vrcholu své e—mail-v první větě nebo dva, pokud je to možné. Cílem je upoutat pozornost čtenáře a přimět je, aby okamžitě porozuměli požadované akci. Pokud dáte před svůj dotaz hodně rigmarole, netrpělivý čtenář se k tomu nikdy nedostane.
řekněme například, že oslovujete generálního ředitele startupu, kterého obdivujete, aby ji pozval na konferenci. Můžete umístit dotaz takto:
Ahoj Catherine-to je Mark Holland. Vedu populární konferenci Firestarters, která každoročně přitahuje více než 5,000 XNUMX podnikatelů do Staples Center v LA. Píšu, abych vám rozšířil pozvání, abyste promluvili na naší akci 5. března 2016.
Catherine možná neví, co je sakra konference Firestarters, ale ví něco důležitého: O čem je tento e-mail (mluvící pozvánka). Nyní také zná datum a místo konání akce a že má docela působivá čísla návštěvnosti. Nyní, když je dotaz jasný a její zájem je vzbuden, je pravděpodobnější, že si přečte další podrobnosti Marka, kde může zahrnout příběh o události a působivější statistiky, aby byl jeho případ ještě silnější.
ve světě s krátkou pozorností je nejlepší se okamžitě dostat k věci a vysvětlit později. Přemýšlejte o tom, co se objeví v náhledu dvouřádkové zprávy, kterou příjemce vidí při procházení doručené pošty: upoutá jejich pozornost?
Vytvořte svou důvěryhodnost.
proč by mě to mělo zajímat? je tichá otázka vznášející se v myslích většiny lidí, když otevírají e-mail, zvláště pokud je to od někoho, koho neznají. To je důvod, proč stanovení vaší důvěryhodnosti na začátku zprávy je zásadní. Řekněte čtenáři, proč jste jiní, proč jste dosáhli, nebo proč by vám měli věnovat pozornost.
například, pokud jste cold-e-mailem značku požádat o sponzorství, můžete vytvořit svou důvěryhodnost sdílením datových bodů o své publikum a ocenění, které jste vyhráli.
Ahoj Tom—jsem Tracy Black, editor Feed Daily, Webby oceněný web s více než 2 miliony návštěvníků měsíčně. Dávám dohromady novou sérii článků, která se zaměřuje na ambiciózní mladé kreativy,a chtěl jsem zjistit, jestli byste neměli zájem sponzorovat?
Pokud jste e-mailem někoho znáte—dostat se do kontaktu s kolegou o naléhavý úkol, například—může legitimizovat svou žádost s uvedením, že jste pod tlakem od šéfa (za předpokladu, že je to pravda).
Ahoj Tom—sleduji, jestli jste byli schopni implementovat novou funkci registrace e-mailu? Generální ředitel to chce mít hotové do konce týdne.
datové body a brute authority nejsou samozřejmě vaše jediné možnosti. Důvěryhodnost můžete také vytvořit tím, že budete horlivým pozorovatelem osoby, kterou kontaktujete. Můžete jim říct, jak dlouho jste sledovali jejich práci, co se vám líbilo na posledním blogu, který napsali, nebo jak by mohl být jejich produkt vylepšen-samozřejmě s taktem! Dokud to není plačící, většina lidí oceňuje, že si toho všimli, a díky tomu si vás všimnou zpět.
Uvolněte cestu vpřed.
často jsem dostávat e-maily od lidí, kteří mají zájem o nějakou výměnu znalostí, ale nikdy objasnit, jak by jako pro mě, aby přijaly opatření. Chtějí si dát kávu? Chtějí si zavolat? Je to nejasné, což znamená, že místo toho, aby řekl: „Ano!“Musím odpovědět tím, že se jich zeptám, na co mě žádají – nebo spíše nereagují vůbec.
je mnohem pravděpodobnější, že dostanete odpověď od někoho, pokud je jasné, jaký je další krok. To usnadňuje příjemci říci ano na vaši žádost.
řekněme, že oslovujete filmového režiséra, kterého obdivujete, o radu. Nepoužívejte jen e-mail s:
byl jsem fanouškem vaší práce po celá léta a rád bych si vybral váš mozek. Co říkáš?
Místo toho, navrhnout něco konkrétního:
jsem dlouholetým obdivovatelem vaší práce a mají největší respekt pro své filmařské zkušenosti. Rád bych vám položil pár otázek o tom, jak jste financoval svůj první film. Chtěli byste být hra pro 15-20 minutový telefonát příští týden? Můj rozvrh je otevřený celý den ve čtvrtek a pátek, pokud máte dostupnost. Slibuji, že to budu stručný.
druhý příklad objasňuje předmět a skutečnost, že chcete pouze provést krátký telefonní hovor. To znamená, že příjemce ví, že časový závazek bude minimální, a protože jste již navrhli kalendářní datum, vědí, že e-mailové vlákno lze rychle a efektivně uzavřít. Jinými slovy, respektovali jste jejich čas, a nyní vědí, že jednání s vámi nebude další bolestí hlavy, kterou nepotřebují.
pokud se ptáte, navrhněte řešení.
e-mail není dobrým místem pro diskusi. Zprávy, které nenabízejí nic jiného než otázku jako “ co si myslíte o X?“jsou obecně neúčinné. Zaneprázdnění lidé za vás nechtějí přijít na vaše problémy a nechtějí psát zdlouhavou odpověď. Chtějí říct ano nebo ne a pak přejít k další věci. Pokud tedy chcete získat odpověď-a dostat se do cesty – nepokládejte jen otázky: Navrhněte řešení.
představme si, že posíláte e-mail svému šéfovi a zeptáte se, zda se můžete zúčastnit konference. Můžete napsat:
Ahoj Tina-všiml jsem si, že lidé již rezervují hotely na konferenci SXSW příští rok. Rád bych šel. Co myslíš?
Nebo můžete napsat,
Ahoj Tina—přemýšlel jsem o tom, jak obohatit své pracovní schopnosti, a vypadá to, že tam jsou některé reproduktory a workshopy na SXSW příští rok, že by bylo velmi užitečné. Mohu také dát dohromady zprávu, abych se podělil o to, co jsem se naučil s týmem po návratu. Odhadl jsem náklady a vypadá to, že letenka, hotel a letenka by firmu řídily kolem 2500 dolarů. Myslíš, že by mě společnost mohla sponzorovat?
první zpráva je krátká, ale líný a bude vyžadovat mnoho back-a-dále zprávy vyjasnit, co je opravdu v sázce. Druhý e-mail je delší, ale obsahuje vše potřebné k okamžitému vyřešení konverzace. Spisovatelka udělala domácí úkoly, náklady a přínosy jsou jasné a pro šéfa je snadné říct ano. Být proaktivní ve vaší komunikaci vyžaduje více práce předem, ale z dlouhodobého hlediska vyplácí obrovské dividendy.
lze skenovat.
e-maily jsou o získávání výsledků, ne testování porozumění čtení vašeho příjemce.
Použití odrážek, čísel a/nebo tučné písmo, aby se váš e-mail skimmable a stravitelné, s důrazem na klíčové body. Pokud se posmíváte tomuto typu lžíce-krmení informací, jděte do toho a překonejte to. E-maily jsou o získávání výsledků, ne testování porozumění čtení vašeho příjemce. Zde je příklad, jak můžete shrnout další kroky po schůzce s klientem.
Ahoj Sharon-skvělý hovor včera! Těším se na další kroky. Zde je rekapitulace toho, co jsme probírali dělat v nadcházejícím týdnu potkat naše lhůta: Akční Položky pro Sharon & Tým:
– Schvaluje revidované maket (z Důvodu: Po 4/9)- Poskytovat konečným kopírování pro bannery (Díky: Středa 4/11)- Nabídka hi-res fotografie (z Důvodu: Středa 4/11)
Protože tato e-vyžaduje klienta, aby něco udělat, budete chtít akce položky do pop z e-mailu—tak tučný text—a být snadno stravitelné—tedy náboje. Termíny splatnosti jsou také odsazeny v závorkách, takže jsou snadno viditelné.
Pamatujte si: pokud opravdu chcete, aby se věci pohnuly, úspěch závisí na tom, dělat to snadné pro vaše čtenáře, aby rychle zpracovávat e-mailové a pochopit hlavní body.
dejte jim termín.
je váš e-mail naléhavý? Potřebuje teď odpověď? Za dva dny? Za dva týdny? Možná vás překvapí, když zjistíte,že zaneprázdnění lidé milují termíny, protože pomáhají přesně stanovit priority, kdy je třeba věci udělat. Ve skutečnosti jsem zjistil, že e-maily, které nemají časový rozvrh, budou pravděpodobně ignorovány. Určitě nechcete být panovačný nebo příliš náročný, ale dejte čtenáři nějaký zdvořilý kontext pro načasování.
Pokud jste e-mailem blízký kolega o naléhavý úkol, můžete si být docela jednoduché, o načasování:
Pro projekt, aby zůstali na plánu, potřebuju odpověď od vás v příštích 24 hodinách, pokud je to možné.
pokud rozšiřujete pozvánku na někoho, koho jste nepotkali, můžete zdvořile sdílet časovou osu sledování:
jsem si jistý, že jste zaneprázdněni a budete chtít čas promyslet tuto příležitost. Za dva týdny se ozvu, jestli se mi neozveš.
Nebo řekněme, že chcete, aby váš šéf nebo klient zvážit rozhodnutí, ale je třeba se pohybovat vpřed v případě, že nereagují v čase:
Pokud nechcete slyšet zpět od vás tento pátek, Srpen 17, půjdu do toho a pokračovat s řešením, které jsem navrhl výše.
včetně termínu je jako upuštění kotvy: Opravuje váš požadavek v prostoru a čase, takže je pravděpodobnější, že si toho všimnete a uděláte to.
napište řádky předmětu jako titulky.
aby byl váš e-mail přečten, musí být otevřen. Vaším cílem by mělo být sestavit předmět, který je jasný a v ideálním případě provokativní. Je to jako psát přesvědčivý titulek pro článek nebo blogový příspěvek, na který chcete, aby lidé klikli.
řekněme, že jste úspěšný hudebník, který oslovil designéra, aby udělal obal vaší nové desky. Máte slušné publikum, takže očekáváte, že album bude fungovat dobře. Dalo by se použít:
Předmět: Návrh Koncert,
To je přesné, ale postrádá specifičnost a dělá váš e-mail zní jako monotónní nabídka. Případně můžete použít:
předmět: Cover design pro vydání alba s vysokým profilem?
to je stále přesné, ale vzbuzuje zvědavost tím, že objasňuje, co přesně je projekt, a slibuje dobrou expozici. Zvláště když píšete e-mail „zeptejte se“ někoho, s kým jste se nikdy předtím nesetkali, předmět funguje jako první dojem. A máte jen jednu šanci udělat první dojem.
ujistěte se, že přeceňovat, e-mail titul, i když—to je jeden z top 20 e-chyb se vyvarovat.
Upravte své zprávy nemilosrdně.
poté, co jste vypracovali svůj e-mail, znovu jej prohlédněte nesympatickým okem a vyjměte cokoli zbytečného. Být jasný a výstižný od začátku šetří čas všem. Vytvoření těsného a bodového e-mailu trvá déle, ale tento upravený e-mail bude také mnohem pravděpodobnější, že dostane odpověď.
pro druhé oko na vaše e-maily, zkontrolujte tyto 25 aplikace zdokonalit svůj e-mail předmět, tělo, a další.
náhled všech zpráv v telefonu.
jak již bylo zmíněno, vaše e-mailová zpráva bude s největší pravděpodobností otevřena nejprve v telefonu. Proto je moudré pochopit, jak bude vaše zpráva vypadat v mobilních e-mailových aplikacích. To, co se zdá být stravitelné na masivní ploše, často vypadá jako _War a Peace _on na mobilním telefonu. Náhled zprávy na malé obrazovce, a pokud to stále vypadá příliš dlouho, nemilosrdně ji znovu upravte. Pokud vaše zpráva vyvolává dojem, že je ohromující, pravděpodobně to bude ignorováno.
ujistěte se, že vaše e-maily vypadají skvěle všude-a fungují dobře-s naším průvodcem a / B testováním e-mailů, který obsahuje nástroje pro testování e-mailů v mobilu.
Pokud si myslíte, že to všechno zní jako hodně práce pro trochu starý e-mail, myslím, že o tom takhle: Pokud budete mít čas, aby zvážili své publikum a přizpůsobit vaši zprávu na jejich pozornost span vpředu, vaše e-maily budou více efektivní, budete více pravděpodobné, že dostat to, co chcete, a budete nakonec muset trávit méně času na e-mail. Není to to, co všichni chtějí?
Chcete lepší aplikaci, která vám pomůže spravovat vlastní e-mailovou schránku? Podívejte se na naše shrnutí 10 nejlepší e-mailové aplikace, nebo pomocí našeho průvodce Gmailem optimalizujte Gmail pro svůj pracovní postup.
Všechny ilustrace umělce Tomby Lobose z knihy Odhlásit se.