E-mailové komunikace začala v roce 1971, kdy Ray Tomlinson poslal první e-mail pro sebe. I když je tato technologie již 43 let stará, každý den se odesílají miliardy e-mailů. Někdy denně čteme a posíláme více e-mailů, než potkáváme skutečné lidi. Nicméně v e – mailové komunikaci se dopouštíme stejných chyb, kterých bychom se měli vyvarovat pro naše vlastní dobro. Jak tedy vylepšit naše e-maily?
níže je 10 tipů pro efektivní e-mailovou komunikaci:
buďte jasní a struční
většina lidí má příliš málo času na čtení a odpověď na e-maily. Tělo e-mailu by mělo být informativní a přímé. Udržujte své e-maily krátké a jasné, váš čtenář to ocení. Zvažte použití odrážek nebo psaní samostatného e-mailu pro každé téma, které potřebujete s někým komunikovat.
pamatujte: dlouhé e-maily vysávají život z lidí.
buďte zdvořilí
Pokud nejste s někým v dobrém vztahu, vyhněte se neformálnímu jazyku, žargonu, slangu a nevhodným zkratkám. Přemýšlejte o tom, jak se Váš e-mail „cítí“ emocionálně. Pokud by vaše emoce mohly být nepochopeny, najděte jiný způsob, jak vyjádřit svá slova. Buďte přátelští, uctivý a vděčný.
Chcete vědět, kdy použít neformální, formální, vážný nebo přátelský tón?
použijte jasný předmět
na základě předmětu se lidé rozhodnou, zda otevřou e-mail nebo ne. Mnoho lidí dostává obrovské množství e-mailů, je důležité popsat, co čtenář najde uvnitř.
věnujte pozornost pravopisu a gramatice
Jedná se o snadný způsob, jak ukázat, že vám záleží. Zkuste si nahlas přečíst zprávu, která vám pomůže zachytit gramatické chyby nebo nepohodlné frázování, které by vám jinak mohly chybět.
mějte na paměti, že e-mail není nikdy soukromý
vaše zpráva by mohla být předána jiným lidem bez vašeho vědomí. Pokud jsou vaše informace vysoce důvěrné, ujistěte se, že jde o správnou osobu.
vložte svůj hlavní bod na začátek
pokud odpovídáte na otázku v e-mailu někoho, vložte odpověď na začátek. Většina lidí nemá ráda čtení dlouhých odstavců, aby získala hlavní bod na konci zprávy.
použijte klávesu REPLY
zahrnout předchozí zprávu, když odpovídáte na e-mail. Nezačínejte nový e-mail. Tato praxe šetří váš čas a čas vašeho příjemce.
buďte šetrní k životnímu prostředí
Vyhněte se tisku e-mailů, kdykoli je to možné. Budete mít možnost, aby vaše komunikace lépe organizované a navíc zachránit stromy.
Vyhněte se křiku
nepoužívejte všechny čepice, znamená to křik. Je také obtížnější číst psaná písmena, která mají stejnou velikost, takže dejte čtenářům přestávku.
uveďte svůj podpis
neskrývejte se za e-mail a uveďte své jméno. Zavřete svou zprávu „s pozdravem“, „S pozdravem“ nebo „Vše nejlepší“ v závislosti na situaci. Nezapomeňte napsat název společnosti pod svým jménem.
uvědomte si, že jakmile je vaše zpráva odeslána, není možné ji vyvolat. Odesláním nesprávné zprávy někomu můžete poškodit a zničit vaše podnikání nebo kariéru. Před odesláním e-mailu vždy zkontrolujte zprávu a řádek příjemce.
bonusový tip: Použijte šablonu e-mailu!
Ušetřete čas při vytváření krásných e-mailových kampaní pomocí přizpůsobitelných e-mailových šablon, které se správně zobrazují na všech zařízeních!
vytvořit ohromující šablony