úhrada nesmí překročit sazbu IRS pro služební cesty. Parkování a mýtné jsou dodatečné odpočty, protože nejsou zahrnuty do standardní sazby najetých kilometrů.
Co je „přiměřená doba“? Finanční úřad uvádí, že jde o věcnou situaci. Má však pokyny, které specifikují, co představuje přiměřené časové období.
Pokud zaměstnanec obdržel zálohu, musí být poskytnuta do 30 dnů od data cesty. Náklady musí být doloženy do 60 dnů po zaplacení nákladů.
nadměrná náhrada– jakákoli nadměrná náhrada musí být vrácena do 120 dnů od obdržení výpisu od zaměstnavatele, který uvádí neuhrazené zálohy.
jedná se o pokyny IRS a společnost může svobodně implementovat přísnější pravidla. Například společnost může vyžadovat zdůvodnění výdajů nad $ 25, spíše než IRS $ 75 limit.
stejně tak může společnost platit za ujeté kilometry sazbou nižší, než je standardní sazba IRS. Náhrady v rámci odpovědného plánu nejsou zdanitelným příjmem pro zaměstnance a nejsou uvedeny na 1040s zaměstnanců. Nonreimburged výdaje již nemohou být odečteny zaměstnanci.
Neúčtovatelné plány
alternativou k zodpovědnému plánu je povolený nebo neúčtovatelný plán. Podle definice je neúčtovatelný plán takový, který nesplňuje požadavky odpovědného plánu.
tyto plány běžně zahrnují zaměstnavatele, který poskytuje zaměstnanci stanovenou částku nebo příspěvek na cestu. Zaměstnanec neúčtuje zaměstnavateli výdaje na tyto prostředky.
výše příspěvku je zdanitelným příjmem a měla by být zahrnuta do W-2 zaměstnance. Jak bylo uvedeno výše, TCJA významně změnila účinek výdajů mimo kapsu na návratnost zaměstnance, protože již nejsou odpočitatelné jako položkový odpočet.
Toto zvyšuje význam přezkoumávání náhrada plány a zajistit, že zaměstnanci jsou si vědomi toho, jak tyto změny mohou ovlivnit jim,
Běžné a nezbytné
, Zda náklad je proplácí zaměstnavatel, nebo padá na zaměstnance, stejný IRS pokyny se vztahují. Náklady musí být běžné a nezbytné podle pravidel IRS.
pojmy „obyčejný “ a“ nezbytný “ mají pro daňové účely zvláštní význam a běžné použití těchto slov zde není použitelné.
běžné výdaje jsou výdaje, které jsou běžně používány a přijímány obecnými průmyslovými standardy – tj. Náklady jsou nezbytné, pokud je to užitečné a vhodné při podnikání.
zaměřte se na slovo “ užitečné.“Náklady jsou užitečné, ale nejsou nutné, pro řádné provádění povolání nebo podnikání.
to, co je běžné a nezbytné, závisí také na individuální situaci. To může být běžné a nutné diskutovat o podnikání s klientem v drahé restauraci a poskytuje limousine service v jednání o mnohamilionové zakázky. Naproti tomu totéž pro zákazníka, který nakupuje 500 dolarů ročně, by nebylo považováno za běžné a nezbytné.
náklady musí být běžné a musí být odpočitatelné nebo hrazené. IRS má také právo aplikovat“ opulentní “ kritéria na obchodní výdaje a může zakázat veškeré výdaje, které považuje za bohaté nebo extravagantní. Tato kritéria se obvykle používají pouze v extrémních případech.
je důležité z pohledu finančního úřadu, stejně jako z etického hlediska, aby všechny náhrady zaměstnanců byly řádně a spravedlivě zpracovány. Tuto oblast lze snadno zneužít. Stanovení a dodržování zásad pro tyto výdaje je nutností umožnit podniku, aby byl finančně odpovědný a vyhnul se dotazům IRS. Máte-li jakékoli dotazy, kontaktujte Victor Evans na adrese [email protected], Ross Walker na [email protected] nebo váš VonLehman daňový poradce.